Глава 6. Получаем отчёт о ДДС

О чём эта глава

В нескольких словах об отчёте о ДДС.

Загружаем банковскую выписку, автоматически получаем проводки, в которых указываем счёт и статью ДДС.

Вносим в ФинГрад остатки по кассам на текущую дату.

Получаем отчёт на данных, загруженных на первых двух шагах.

Смотрим отчёт в разрезе проектов, включаем детализацию по неделям и статьям ДДС.


Об отчёте о ДДС

Отчёт о движении денежных средств (ДДС) — это один из трёх главных управленческих отчётов. Он показывает, сколько денег компания имела в начале отчётного периода, а сколько — в конце, и почему эти значения различаются.

Построение финансовой отчетности проще всего начинать именно с отчёта о ДДС. Вы сразу видите свои текущие остатки, даже если у вас несколько расчетных счетов или юридических лиц. В любой момент вы будете знать, сколько вы потратили и получили по конкретному объекту, проекту и т.д.

Кассир работает в ФинГраде, казначей или финансовый менеджер загружает банковскую выписку. На основании этих данных отчет о ДДС получается автоматически.

Мы покажем, как за несколько шагов построить отчёт о ДДС на актуальных данных. Начните с первого шага — загрузки банковской выписки.

Шаг 1 — загрузка банковской выписки

Банковская выписка отражает информацию о поступлении денег на ваш счёт и списаниях с него. Банковскую выписку можно получить в системе «Клиент-Банк» банка, в котором обслуживается ваш расчетный счёт. Например, в Альфа-Банке для этого нужно перейти в меню Счета и выписки и выбрать счет, для которого нужна выписка. Далее указать период выписки и нажать кнопку Получить выписку:

Система «Клиент-Банк» покажет выписку за указанные даты. Рядом с кнопкой Экспорт кликните в строку Другие действия и в выберите в выпадающем меню пункт Экспорт в 1С.

Если система «Клиент-Банк» предлагает несколько форматов для сохранения банковской выписки, выбирайте формат 1С. В программе это может обозначаться, например, как «Клиент-Банк 1С», «1С Client-Bank Exchange» или «Экспорт в 1С», как в нашем примере.

Совет. Более подробно об импорте банковской выписки и поддерживаемых форматах можно прочесть в статье Импорт банковских выписок.

Банковская выписка попадает в ФинГрад нажатием всего одной кнопки. Во время загрузки нужно только заполнить аналитику, к которой относится проводка (объект, подразделение, проект и т.д.) и указать статью ДДС. Разберём, как это сделать на примере.

  1. Запустите ФинГрад. Если вы пока не создали новую базу, сделайте это сейчас.

Совет. Если вы запускаете ФинГрад впервые, вам помогут статьи Начало работы с ФинГрадом и Как создать новую базу данных ФинГрада.

  1. В любой банковской выписке есть информация о БИК банка. ФинГрад хранит эти значения в специальной аналитике БИК. Если вы ещё не заполняли этот справочник, мы рекомендуем загрузить актуальные значения автоматически.
  1. На главном экране ФинГрада откройте раздел Импорт справочников.

  1. Выберите строку Импорт БИК из БД Центробанка РФ и нажмите кнопку Импортировать.

  1. Дождитесь окончания импорта. ФинГрад покажет результаты в этом же окне.

Закройте окно Импорт справочников. В справочнике аналитики БИК теперь хранятся актуальные данные, и можно загружать выписку.

Видео: импорт справочников БИК.

  1. Откройте банковскую выписку в любом текстовом редакторе. Например, в Блокноте.

Совет. Если у вас несколько юрлиц или много расчетных счетов, удобнее загружать банковские выписки сразу пачкой. Для этого в главном меню ФинГрада выберите раздел Работа | Загрузить банковские выписки из папки...

  1. Скопируйте содержимое файла в буфер обмена, нажав на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl + A, а затем Ctrl + C.
  2. Перейдите в ФинГрад и на главном экране выберите раздел Импорт банковских выписок.

Совет. Для быстрого запуска импорта банковских выписок используйте сочетание клавиш Ctrl + U.

ФинГрад выведет запрос о том, какой счёт ФинГрада соответствует банковскому счёту из выписки.

  1. В поле Счет ФинГрад выберите счёт ФинГрада, соответствующий банковскому счёту. Если нужный счёт ФинГрада ещё не создан, создайте его, щёлкнув кнопку .

  1. После выбора счёта или его создания нажмите кнопку , и соответствие между банковским счётом и счётом ФинГрада будет установлено.
  1. ФинГрад обработает информацию из выписки, и вы увидите список проводок.

Строки показаны синим цветом, потому что информация пока не записана в базу данных. Перед сохранением проводок в базу данных нужно указать КОРР-счёт и прописать статьи ДДС.

  1. Для заполнения колонки КОРР выделите ячейку в этой колонке и начните набирать название нужного счёта. Чтобы в отчёт попадали нужные проводки, выбирайте счета из группы Расчеты.

Заполните колонку КОРР для всех проводок. Чтобы правильно выбрать КОРР-счет, ориентируйтесь на колонки Комментарий и Контрагент по выписке, а также на тип операции — приход или расход.

Для примера рассмотрим две проводки — строка 10 и 12:

  • Строка 10. По комментарию видим, что это арендный платёж, а в колонке Расход указано, что мы заплатили за аренду 145 000 рублей. Значит, в колонке КОРР указываем счёт Поставщики.
  • Строка 11. В комментариях указано, что эта оплата по договору. А в колонке Приход видим, что нам оплатили 436 000 рублей. Поэтому в колонке КОРР выбираем счёт Покупатели.

Если нужного КОРР-счёта нет в новой базе ФинГрада, вы можете добавить его в дерево счетов в группу Расчеты. Подробнее об этом описано в статье Создание нового счёта или группы счетов.

Как правило, информации о счетах поступления и списания бывает недостаточно. По счёту Поставщики может проходить арендная плата, коммунальные платежи, покупка материалов и воды в офис. Поэтому мы рекомендуем указывать также статьи ДДС. По статьям ДДС впоследствии вы сможете анализировать отчёт и точно понимать, с чем связан приход или расход в отчёте.

В новой базе данных ФинГрада есть справочник статей ДДС:

Если нужной вам статьи ДДС нет в справочнике, вы можете добавить её в любой момент.

  1. Чтобы анализировать отчёт по статьям ДДС, укажите эту информацию в проводках:
  1. добавьте в шаблон импорта колонку «Статья ДДС»;
  2. укажите значения в этой колонке для проводок.

Для примера мы добавили в справочник две новые статьи ДДС (Начальные остатки и Покупка материалов), вывели колонку Статья ДДС в шаблон импорта проводок и заполнили эту колонку значениями.

  1. Если вы хотите анализировать отчёт о ДДС в разрезе объектов, проектов, подразделений и других аналитик, укажите эту информацию в проводках:
  1. если нужной аналитики нет в базе данных ФинГрада, добавьте её и заполните её справочник;
  2. добавьте в шаблон импорта нужное поле;
  3. укажите его значение в проводках.

Для примера мы создали новую аналитику Проект, добавили её в шаблон импорта и указали, к какому проекту относятся операции.

Совет. Для счетов Расчеты с сотрудниками и Расчеты с подотчетниками обязательно указывайте в проводке сотрудника, с которым связано движение денег. Это нужно, чтобы можно было детализировать отчёты по каждому сотруднику и видеть, кому и сколько выплачено или выдано денег под отчёт.

Указать сотрудника в проводке можно так же, как в примере выше мы указали аналитику Проект: сначала заполните справочник аналитики Сотрудник, затем добавьте колонку Сотрудник в шаблон импорта банковской выписки и заполните эту колонку значениями для нужных проводок.

  1. Нажмите кнопку (Провести все) на панели инструментов, чтобы сохранить все проводки в базу данных ФинГрада.

Совет. Записать сразу все проводки в базу данных можно, нажав на клавиатуре кнопку .

После успешного импорта данных из банковской выписки цвет проводок станет чёрным.

Эти данные уже отразятся в отчёте о ДДС, но строить отчёт пока рано. Для полноты картины не хватает информации о движении наличных денег.

Видео: загрузка банковской выписки в ФинГрад.

Переходим ко второму шагу — занесению кассовых операций в ФинГрад.

Шаг 2 — учёт наличных операций

Кассиры ведут в ФинГраде все наличные операции: выдачу денег под отчёт или зарплаты через кассу, оплаты за наличные, поступления наличных от клиентов и т.д.

Чтобы в отчёте появились данные об остатках по кассам на текущую дату, занесите их в ФинГрад:

  1. На главном экране откройте раздел Ввод проводок.

  1. В поле ШЕФ выберите счет для учёта наличных денег, например, Касса. В поле КОРР выберите счет Наличные остатки. Укажите дату операции, сумму, добавьте комментарий.

В этом примере мы также вывели в шаблон ввода проводок колонку Статья ДДС и заполнили её значение.

Вы можете создать любое количество счетов для учёта наличных. Вы просто внесёте информацию об остатках для каждой кассы: одна строчка на странице Ввод проводок будет соответствовать одной кассе.

  1. Нажмите кнопку (Провести все) на панели инструментов, чтобы сохранить все проводки в базу данных ФинГрада.

Видео: внесение остатков по кассе в ФинГрад.

Шаг 3 — построение отчёта

На этом этапе в ФинГраде есть информация об остатках наличных денег и движении безналичных денежных средств. Можно строить отчёт.

Нажмите кнопку на панели инструментов ФинГрада. Откроется окно с параметрами отчёта:

Нажмите кнопку , и ФинГрад покажет отчёт о ДДС:

Это всё — отчёт о ДДС построен на основе данных, загруженных нами на предыдущих этапах.

В примере выше вы видите базовую форму отчёта без детализации по периодам или аналитикам. В следующей статье мы расскажем, как смотреть более подробную информацию в отчёте о ДДС.

Просмотр деталей

Чтобы увидеть подробности в отчёте, измените его параметры. Посмотрим, например, на отчёт за один месяц с детализацией по проекту (мы добавили проекты во время загрузки банковской выписки — см. Загрузка банковской выписки, п. 10).

  1. Нажмите кнопку Параметры на панели инструментов отчёта.

  1. Выберите отчётный период.

  1. Чтобы посмотреть данные в разрезе объектов, проектов, подразделений и других важных для вас критериев, включите детализацию отчёта по аналитике.

В этом примере мы задаём детализацию по проектам. Подробнее о детализации по аналитикам описано в параграфе 13.5. Задаём детализацию отчёта по аналитикам.

  1. После того, как вы указали параметры, нажмите кнопку . ФинГрад покажет отчёт.

В столбце <не задано> суммирована информация о ДДС на основе проводок, в которых мы не указали проект. В остальных четырёх столбцах — ДДС по проектам.

Меняя параметры отчёта, вы можете детализировать данные по другим критериям. Например, задайте разбивку Неделя, чтобы увидеть понедельную детализацию:

В режиме Только итог отображается финансовое состояние на конец выбранного периода. Если выбрать детализацию по периоду (например, по месяцу или кварталу), ФинГрад выведет отчёт на различные даты — например, на конец каждого месяца, квартала и т. д. Понедельный отчёт из нашего примера будет выглядеть так:

Ещё один вариант детализации отчёта — по статьям ДДС. Нажмите на счёте или группе счетов правую кнопку мыши и задайте детализацию по нужной аналитике:

Мы заранее указали статьи ДДС в проводках, поэтому информация о ДДС по статьям доступна в отчёте:

Вы можете комбинировать разные режимы и детализировать отчёт по нескольким параметрам, чтобы подобрать наиболее удобный вид отчёта.

Видео: просмотр отчёта.