Приложение 1. Основные понятия системы ФинГрад

Система «ФинГрад — Управленческий учёт» предназначена, прежде всего, для анализа финансового состояния и оптимизации управления денежными средствами и другими ресурсами организации — предприятия или группы юридических лиц: холдинга, концерна и т. п. Поэтому в ФинГраде используются те же мощные и проверенные временем инструменты обработки финансовой информации, что и в финансовом (бухгалтерском) учёте: счета, двойная запись, проводки, аналитический учёт, стандартные отчёты и так далее. Поэтому те пользователи, которые хотя бы немного знакомы с бухгалтерским учётом, быстро освоятся и с ФинГрадом.

Однако в ФинГраде те же инструменты, что в бухгалтерском учёте, используются не в тех строгих рамках, которые предписаны государством для составления бухгалтерской отчётности, а так, как это целесообразно для получения, обобщения и представления информации в целях подготовки экономически обоснованных управленческих решений.

Кроме того, в ФинГраде имеются инструменты, отсутствующие в бухгалтерском учёте — например, составление и проверка исполнения бюджетов (бюджетирование).

П1.1. Счета управленческого учёта. План счетов

Для получения обобщённых сведений о ресурсах и обязательствах, доходах и расходах организации в ФинГраде, так же, как и в бухгалтерском учёте, используются счета. С помощью счетов ресурсы и обязательства, доходы и расходы, прибыли и убытки организации группируются по принципу качественной однородности, одинаковой экономической функции, и оцениваются (чаще всего в денежном выражении) для подготовки экономически обоснованных управленческих решений. Каждый счёт предназначен для учёта и оценки определённого вида ресурсов, обязательств, доходов и расходов, прибылей и убытков.

План счетов

Система счетов, с помощью которой классифицируются все виды экономических ресурсов, обязательств, доходов и расходов, прибылей и убытков организации, называется планом счетов.

В российском бухгалтерском учёте планы счетов бухгалтерского учёта и способы их использования задаются государством — Министерством финансов для коммерческих и бюджетных организаций, Центральным банком для кредитных организаций. А для управленческого учёта никаких обязательных норм по выбору и использованию планов счетов не существует. Каждая организация может выбирать план счетов управленческого учёта по своему усмотрению, исходя из своей специфики.

План счетов управленческого учёта ФинГрада. В ФинГраде используется свой собственный план счетов управленческого учёта, отдельный и независимый от используемого в организации плана счетов бухгалтерского учёта. Если в организацию входит несколько юридических лиц, то план счетов управленческого учёта ФинГрада в них применяется один, а планов счетов бухгалтерского учёта может использоваться много — например, если эти юридические лица расположены в разных странах.

Группы счетов

Для удобства использования счета в ФинГраде объединяются в группы счетов, по принципу схожести экономического назначения. Группа счетов не является счётом, она служит только для наглядности структуры плана счетов. По группе счетов нельзя проводить никаких финансовых (хозяйственных операций).

Замечание. Исключением являются бюджетные проводки, о которых мы будем говорить в главе Глава 26. Бюджетирование в ФинГраде — они могут проводиться и по счетам, и по группам счетов.

Каждый счёт входит ровно в одну группу. Группа счетов тоже, в свою очередь, тоже может входить в группу, причём только в одну. В результате получается иерархическая структура — дерево, состоящее из счетов и групп счетов.

Группы счетов «верхнего уровня». Групп счетов, не входящих в состав других групп (иначе говоря, групп счетов «верхнего уровня») в ФинГраде шесть:

  • Активы
  • Обязательства
  • Капитал
  • Расчёты
  • Прибыли и убытки
  • Забаланс

Первые пять групп счетов соответствуют структуре отчётов, предписанных Международными стандартами финансовой отчётности (МСФО), а именно, стандарту МСФО (IAS) № 1 «Представление финансовой отчётности». Первые три группы счетов «Активы», «Обязательства» и «Капитал» соответствуют разделам Отчёта о финансовом положении (баланса), четвёртая группа «Расчёты» содержит счета, которые могут относиться к активам и пассивам. Пятая группа счетов «Прибыли и убытки» соответствует Отчёту о прибылях и убытках МСФО.

Группа счетов «Забаланс» предназначена для «забалансовых» счетов. На этих счетах могут учитываться объекты и операции, не отражаемые в стандартной финансовой отчётности, но которые целесообразно учитывать и анализировать совместно с обычными данными о хозяйственных операциях. Например, это могут быть:

  • товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение;
  • товары, принятые на комиссию;
  • основные средства, взятые в оперативную аренду;
  • материалы заказчиков, принятые в переработку;
  • выданные и полученные обеспечения обязательств и платежей, и т. п.

Иногда забалансовые счета используют для учёта нефинансовых показателей, например, для учёта затрат в человеко-часах.

Использование забалансовых счетов для казначейского учёта денежных средств

Очень важное применение забалансовых счетов — это использование их для оперативного (казначейского) учёта денежных средств. Во многих организациях оперативным управлением и оперативным учётом денежных средств занимается специальное подразделение — казначейство. Оно ежедневно, а иногда и ежечасно, учитывает денежные средства организации, классифицируя денежные доходы и расходы по статьям движения денежных средств. А финансовый учёт денежных средств организации при этом может выполняться не столь оперативно, например, по мере поступления необходимых сопроводительных документов.

Для управления организацией данные финансового и оперативного (казначейского) учёта денежных средств необходимо анализировать совместно, сопоставлять их друг с другом. Это можно сделать, если хранить эти сведения в одной и той же базе данных ФинГрада. При этом данные финансового учёта денежных средств отражаются на обычных счетах ФинГрада, а данные казначейского учёта денежных средств — на забалансовых счетах ФинГрада. Для этого в группе счетов Забаланс стандартного плана счетов ФинГрада предусмотрены две группы счетов:

  • Денежные средства (забаланс) — на них учитываются денежные средства организации, согласно классификации казначейства;
  • Статьи движения денежных средств — они используются для отражения статей приходов и расходов денежных средств, согласно классификации казначейства.

Настройка плана счетов

Пользователь может настраивать план счетов ФинГрада по своему усмотрению. Он может добавлять, переименовывать, закрывать счета и группы счетов, менять их порядок. Однако некоторые основные принципы построения плана счетов должны сохраняться. Например, то, что групп счетов «верхнего уровня» в ФинГраде шесть: «Активы», «Обязательства», «Капитал», «Расчёты», «Прибыли и убытки» и «Забаланс», пользователь изменить не может.

Нумерация счетов. Как видно, счета в предлагаемом «по умолчанию» плане счетов ФинГрада не пронумерованы. Тем, кто привык к российскому бухгалтерскому учёту, это может показаться непривычным. Но во многих странах (США, Великобритания и др.) счета в бухгалтерском и управленческом учёте чаще всего не нумеруются. При желании, пользователь может переименовать счета в плане счетов ФинГрада, так, чтобы название счёта начиналось с выбранного пользователем числа — номера счёта.

П1.2. Проводки

Элементарной единицей учётной информации в ФинГраде является проводка — запись о перемещении средств между двумя счетами управленческого учёта. Каждая хозяйственная операция в организации записывается в ФинГраде в виде одной или нескольких проводок.

Каждая введённая и сохранённая в базу данных проводка сохраняется в ФинГраде навсегда, удалить её невозможно.

Сторнирование проводок. Если какая-либо проводка была введена неверно, то эту проводку можно сторнировать. В результате сторнирования ФинГрад создаёт проводку, противоположную сторнируемой — т. е. с теми же данными, что исходная проводка, и с той же суммой, но взятой с обратным знаком. Например, если исходная проводка была записью о перемещении из банка в кассу 1000 рублей, то при сторнировании ФинГрад создаст проводку о перемещении из банка в кассу минус 1000 рублей (–1000). После применения исходной и сторнировочной проводки состояние всех счетов получается таким же, как если бы исходной и сторнировочной проводок не было.

Исправление проводок. ФинГрад позволяет исправлять (редактировать) данные проводок. При этом ФинГрад автоматически сторнирует исходную проводку, и создаёт новую проводку с исправленными данными. Поэтому пользователь при желании может посмотреть полную историю изменения каждой проводки.

П1.3. Двойная запись

В ФинГраде, как и в бухгалтерском учёте, используется система двойной записи. Это означает, что для каждого счёта приход средств на этот счёт и расход средств с этого счёта подсчитываются отдельно. То есть, для каждого счёта имеются две графы: дебет и кредит. По традиции, графа «дебет» в отчётах показывается слева, а графа «кредит» — справа. Операции по приходу средств на счёт увеличивают на соответствующую сумму дебет счёта, а операции по расходу средств со счёта увеличивают кредит счёта. И каждая проводка вызывает одинаковые по величине изменения в двух счетах: по дебету одного счёта и кредиту другого счёта. Говорят, что сумма проводки записывается в дебет одного счёта и кредит другого счёта. Или что один счёт дебетуется, а другой — кредитуется. Это правило часто называют принципом двойной записи.

В отличие от российского бухгалтерского учёта, в ФинГраде система двойной записи применяется ко всем счетам без исключения. В том числе и к забалансовым счетам. Однако проводки между обычными и забалансовыми счетами в ФинГраде запрещены. То есть, любая проводка ФинГрада имеет в качестве дебетуемого и кредитуемого счетов либо два обычных счёта, либо два забалансовых счёта.

Термины «Приход» и «Расход», или «+» и «–». В ФинГраде вместо терминов «дебет» и «кредит» при отображении проводок и в отчётах могут использоваться термины «приход» и «расход», или «+» и «–». Пользователь может выбрать нравящиеся ему обозначения в меню ФинГрада (пункт Настройки).

П1.4. Шеф-счёт и Корр-счёт

В бухгалтерском учёте принята запись проводок в следующей форме:

Дебет «Счёт 1» — Кредит «Счёт 2»   Сумма операции

Например

Дебет «Касса» — Кредит «Банковский счёт»  10000.00 руб.

означает операцию по перемещению 10000 рублей с банковского счёта в кассу. По ряду причин, прежде всего для наглядности отчётов, в ФинГраде принята немного другая форма записи и отображения проводок. В ФинГраде два счёта, участвующие в проводке, называются ШЕФ-счёт и КОРР-счёт:

  • ШЕФ-счёт — это главный счёт в проводке. Направление движения денежных средств указывается по отношению к ШЕФ-счёту.
  • КОРР-счёт — это корреспондирующий счёт к ШЕФ-счёту. То есть счёт, с которым ШЕФ-счёт взаимодействует в данной проводке.

Так, указанную выше проводку в ФинГраде можно записать так:

ШЕФ-счёт

 

КОРР-счёт

 

Дебет (приход)

 

Кредит (расход)

Касса

 

Банковский счёт

 

10000-00

 

0

А можно и так:

ШЕФ-счёт

 

КОРР-счёт

 

Дебет (приход)

 

Кредит (расход)

Банковский счёт

 

Касса

 

0

 

10000-00

Какой из двух счетов проводки рассматривать как ШЕФ-счёт, а какой как КОРР-счёт — это вопрос удобства. При обработке банковских выписок удобнее считать ШЕФ-счётом банковский счёт, а при обработке кассовых операций — счёт кассы. ФинГрад при выдаче отчётов по операциям по какому-то счёту показывает этот счёт как ШЕФ-счёт.

П1.5. Сальдо

Понятие «сальдо» в ФинГраде означает то же, что в бухгалтерском учёте. Поэтому читатели, знакомые с бухгалтерским учётом, могут этот параграф пропустить и перейти к следующему параграфу.

Разность между поступлениями на счёт и расходами со счёта (то есть между величинами операций по дебету и по кредиту счёта) называется сальдо. Сальдо может быть дебетовым, кредитовым и нулевым:

  • дебетовое сальдо: если величина операций по дебету счёта больше, чем величина операций по кредиту счёта, то говорят о том, что сальдо дебетовое. При показе дебетового сальдо его величина выводится в графе «дебет», а в графе «кредит» выводится ноль;
  • кредитовое сальдо: если величина операций по дебету счёта меньше, чем величина операций по кредиту счёта, то говорят о том, что сальдо кредитовое. При показе кредитового сальдо его величина выводится в графе «кредит», а в графе «дебет» выводится ноль;
  • нулевое сальдо: если величина операций по дебету счёта равна величине операций по кредиту счёта, то говорят о том, что сальдо нулевое. При показе нулевого сальдо и в графе «дебет», и в графе «дебет» выводится ноль.

Дебетовое сальдо означает превышение поступлений на счёт над расходами со счёта, а кредитовое сальдо — наоборот. Дебетовое сальдо имеют счета, на которых учитываются активы предприятия (денежные средства, основные средства и др.), и его расходы. Кредитовое сальдо имеют счета, на которых учитываются обязательства, капитал и доходы организации (то есть, источники активов и расходов).

Бывают счета, сальдо по которым может быть как дебетовым, так и кредитовым. Например, счёт для учёта прибылей и убытков имеет кредитовое сальдо, если организация заработала прибыль, и дебетовое сальдо, если организация получила убыток.

Сальдо по операциям за период. Когда рассматривают операции за определённый период времени, то говорят о следующих трёх сальдо:

  • входящее сальдо (начальное сальдо, сальдо на начало периода) — это сальдо всех операций по счёту, совершённых до начала периода;
  • сальдо по операциям за период — это сальдо всех операций по счёту, совершённых в течение рассматриваемого периода;
  • исходящеесальдо (конечное сальдо, сальдо на конец периода) — это сальдо всех операций по счёту, совершённых до окончания рассматриваемого периода;

Развёрнутое сальдо. Для счетов, на которых учитываются как поступления, так и расходы по расчётам с различными контрагентами, обычное сальдо не имеет экономического смысла. Например, если на таком счету записано, что A должен нам 1000 рублей, а B мы должны 1000 рублей, то нулевое сальдо по такому счёту введёт нас в заблуждение: мы будем думать, что нам никто не должен, и мы никому не должны. Для таких счетов используется развёрнутое сальдо. При выводе развёрнутого сальдо подсчитываются сальдо по операциям по счёту с каждым отдельным контрагентом. И сумма получившихся дебетовых сальдо отображается в графе «дебет» развёрнутого сальдо, а сумма получившихся кредитовых сальдо — в графе «кредит» развёрнутого сальдо.

Отображение сальдо в ФинГраде. Для удобства пользователя в ФинГраде при вводе и отображении проводок показывается сальдо по ШЕФ-счёту.

П1.6. Аналитики

Для каждой проводки ФинГрада, кроме указания счетов (ШЕФ-счёта и КОРР-счёта), даты и суммы проводки, могут указываться аналитики. Аналитика — это атрибут проводки, который может выбираться из справочника, а может задаваться вручную.

Например, у проводок по начислению заработной платы может быть аналитика Сотрудник, содержащая список сотрудников организации. В таком случае проводка по начислению заработной платы будет содержать сведения о том, какому сотруднику начислена заработная плата, и в ФинГраде можно будет вывести отчёт о начислении заработной платы сотрудникам организации.

Для проводки может быть задано несколько аналитик. Например, у проводок по продаже товаров могут быть указаны аналитики Товар, Контрагент, Сотрудник — и тогда в проводке будут содержаться сведения о том, какой товар кому продан, и какой сотрудник осуществил продажу.

Аналитика как набор значений. Значение аналитики может быть не просто числом или строкой символов, а набором значений. Например, в аналитике Сотрудник могут быть указаны фамилия, имя, отчество сотрудника, табельный номер, должность, подразделение организации, дата рождения и так далее.

Эти поля аналитики (в ФинГраде они называются колонками аналитики) сами тоже являются аналитиками, то есть, для них имеются справочники значений. Например, в аналитике Сотрудник может быть колонка Подразделение, и при вводе значения подразделения ФинГрад будет предоставлять возможность выбора из списка подразделений, то есть, из справочника аналитики Подразделение.

Обязательные аналитики. Для счёта может быть задана обязательная аналитика (см. п. 34.4.6. Установка обязательных аналитик для счёта). Например, для счёта Расчёты с подотчётниками может быть задана обязательная аналитика Сотрудник. В этом случае при вводе проводок, в которых участвует счёт Расчёты с подотчётниками, ФинГрад будет требовать указания сотрудника, с которым производится операция, описанная в проводке. То есть, ФинГрад не позволит сохранить проводку со счётом Расчёты с подотчётниками, если в ней не указан сотрудник.

Использование аналитик в отчётах ФинГрада. ФинГрад умеет строить разнообразные отчёты, в которых используются значения аналитик. Например, ФинГрад позволяет детализировать стандартные отчёты по аналитикам, строить отчёты по тем проводкам, в которых заданы определённые значения аналитик, ограничивать отчёты теми проводками, в которых используются определённые значения аналитик, и т. д. Это даёт пользователю очень широкие возможности по детальному анализу финансового состояния организации. Более подробно об этом мы расскажем в главах Глава 10. Отчёты о проводках и Глава 11. Стандартные финансовые отчёты.

П1.7. Валюты

ФинГрад является мультивалютной системой управленческого учёта. Это означает, что ФинГрад позволяет учитывать данные об операциях в нескольких валютах. Пользователь может выбирать, в каких валютах могут совершаться операции в ФинГраде.

В ФинГраде можно в одной и той же проводке использовать несколько валют одновременно. Например, ниже показаны проводки ФинГрада со сведениями о получении в кассу из банка 155000 рублей и 22000 евро (первая проводка), и по выдаче денег из кассы подотчётному лицу в размере 20000 рублей и 3000 евро (вторая проводка).

ФинГрад также позволяет:

  • выбирать валюты для проведения операций;
  • указывать, какая валюта является главной для ведения управленческого учёта в организации;
  • проводить конвертацию валют на счетах.

Кроме того, ФинГрад:

  • умеет загружать через Интернет курсы валют Центрального Банка России;
  • позволяет хранить и просматривать историю курсов валют.

Если компания имеет дело с разной валютой, следует либо иметь два разных учёта, либо делать мультивалютный отчёт. Иначе из-за курсовых разниц гарантированы колебания переоценки, с вылетом за месячную прибыль. Валюта бизнеса выбирается по большей его части, а для уменьшения скачков переоценок используют среднемесячный курс.

П1.8. Пользователи и их права

ФинГрад является многопользовательской системой: с одной и той же системой, одной и той же базой данных о хозяйственных операциях организации, одновременно может работать сколько угодно пользователей. У каждого пользователя при этом будет свой идентификатор пользователя, свой пароль, и свой набор прав по работе с ФинГрадом.

Идентификатор пользователя и пароль пользователь вводит при начале работы с ФинГрадом, или же они определяются ФинГрадом автоматически на основании того, из какой учётной записи пользователя Windows запущена клиентская программа ФинГрада. После этого ФинГрад предоставляет пользователю установленные для этого пользователя права, и не позволяет пользователю совершить каких-либо действий, на которые у него нет прав.

Это позволяет настроить ФинГрад так, чтобы обеспечить безопасность и конфиденциальность данных организации, чтобы каждый работающий с ФинГрадом сотрудник имел именно те права, которые ему необходимы для выполнения его служебных обязанностей, и не более того.

Например, можно настроить ФинГрад так, чтобы:

  • финансовый директор имел все права по работе с ФинГрадом, в частности, мог регистрировать в новых пользователей, задавать группы пользователей и устанавливать права для пользователей;
  • руководители финансовых служб подразделений организации имели право вводить операции и выводить отчёты по своим подразделениям;
  • кассиры имели право вводить и просматривать операции по кассе, выводить соответствующие отчёты;
  • работники склада имели право вводить и просматривать данные по движению товаров на складах и выводить соответствующие отчёты, и т. п.

Более подробно о пользователях ФинГрада, группах пользователей и настройке их прав рассказано в главе Глава 36. Задание прав пользователей.

П1.9. Базы данных

ФинГрад — это многопользовательский программный комплекс, в котором вся информация о финансовых операциях, а также о пользователях и их правах, о всевозможных настройках ФинГрада, хранится в виде базы данных, расположенной на одном компьютере — сервере. Все пользователи ФинГрада с помощью установленной на своём компьютере клиентской программы «ФинГрад — управленческий учёт» взаимодействуют с этой единой базой данных.

Обратим внимание на два важных вопроса, связанных с базами данных.

Сохранение изменений в базе данных. При внесении изменений в данные о хозяйственных операциях, справочниках или иных настройках, ФинГрад накапливает сведения об этих изменениях в своей памяти. И только по команде пользователя вносит эти изменения в базу данных.

Например, Вы можете долго вводить в ФинГрад данные о новых хозяйственных операциях. И час, и два, хоть весь рабочий день. Но на отчёты ФинГрада эти данные не повлияют никак, до тех пор, пока Вы не сохраните сделанные изменения в базе данных (нажав клавишу или щёлкнув мышью кнопку на панели инструментов).

Использование нескольких баз данных. Как было сказано выше, все пользователи ФинГрада с помощью установленной на своём компьютере клиентской программы «ФинГрад — управленческий учёт» взаимодействуют с базой данных, в которой хранятся все данные ФинГрада. Тем не менее, при входе в ФинГрад у пользователей запрашивается имя базы данных:

Зачем это делается? Дело в том, что во многих организациях ФинГрад используется с несколькими различными базами данных. Вот некоторые причины, по которым в организации могут использоваться несколько баз данных ФинГрада:

  1. Одна база данных содержит рабочую конфигурацию ФинГрада, с помощью которой ежедневно подготавливаются сведения, необходимые для управления организацией. А другая база данных содержит тестовую конфигурацию ФинГрада, на которой отрабатываются и «обкатываются» изменения в учётной политике, правах пользователей, настройках отчётов и т. д., до включения этих изменений в рабочую конфигурацию ФинГрада.
  2. Одна и та же финансовая служба может обрабатывать данные для нескольких независимых бизнесов. И для каждого бизнеса используется своя база данных ФинГрада.

Разные базы данных ФинГрада полностью независимы, и работа с каждой базой данных осуществляется независимо от других баз данных. В каждой из баз данных ФинГрада могут быть свои данные, свои настройки, свои пользователи, свои отчёты.

Клиентская программа «ФинГрад — управленческий учёт» (точнее, каждый экземпляр этой программы) может работать в каждый момент времени лишь с одной базой данных. Если требуется работать с несколькими базами данных, то это можно сделать:

  • последовательно — для этого надо завершить работу с одной базой данных и начать работу с другой базой данных;
  • одновременно — для этого надо запустить на компьютере, или на разных компьютерах, несколько экземпляров клиентской программы ФинГрада, и для каждого из этих экземпляров указать в окне входа в систему свою базу данных.

П1.10. Окна документов

ФинГрад является многооконной системой — в клиентской программе ФинГрада может быть одновременно открыто несколько окон документов. Например, в одном окне могут вводиться данные о хозяйственных операциях, в другом — отображаться баланс (отчёт о финансовом положении), в третьем — показываться отчёт о движении денежных средств, в четвёртом — отображаться отчёт об операциях по кассе.

Чаще всего пользователь в каждый момент времени работает только с одним окном документа. В этом случае на экране видно только одно окно документа, которое «объединено» с окном ФинГрада. В заголовке окна ФинГрада указывается, с каким документом в данный момент работает пользователь. Например, на рисунке ниже пользователь работает с выпиской по счёту Покупатели, поэтому в заголовке окна ФинГрада написано: [Покупатели — Выписка по счёту…]:

Щёлкнув мышью пункт меню Окна, Вы можете увидеть, какие ещё окна документов открыты в ФинГраде. Например, на помещённом ниже рисунке в меню Окна показано, что в ФинГраде открыто 4 окна документов. Вы можете перейти в любое из открытых окон документов (то есть, вывести это окно на экран и сделать его активным), щёлкнув мышью пункт с названием нужного окна в панели меню Окна:

Кроме того, перейти в другое окно документа можно, щёлкая кнопки и на панели инструментов ФинГрада, или нажав комбинацию клавиш +.

Одновременный просмотр нескольких окон документов. Если у пользователя имеется достаточно большой монитор, или несколько мониторов, то пользователю может быть удобно просматривать несколько окон документов ФинГрада одновременно. Например, на приведённом ниже рисунке в окне ФинГрада расположены два окна документов: в левом окне документа выведен балансовый отчёт, а в правом — выписка по счёту Покупатели. У каждого окна документа в строке заголовка показано название обрабатываемого в этом окне документа:

С помощью пунктов меню Окна вы можете расположить открытые окна документов рядом друг с другом — «бок о бок» или одно под другим. А также вывести окна документов «каскадом». Кроме того, Вы можете выполнять следующие действия с окнами документов:

  • перемещать окна документов по экрану с помощью мыши, «ухватившись» мышью за заголовок окна документа;
  • изменять размеры окон документов, указав мышью на границу окна (указатель мыши при этом превратится в двустороннюю стрелку: или , если мышь указывает на вертикальную или горизонтальную границу окна; или , если мышь указывает на угол окна), нажав на левую кнопку мыши и перетащив границу (границы) окна на новое место, и затем отпустив кнопку мыши;
  • развернуть окно документа во весь экран ФинГрада, щёлкнув мышью по кнопке в правом верхнем углу окна документа;
  • закрыть окно документа, если оно более не нужно — для этого надо щёлкнуть мышью по кнопке или в правом верхнем углу окна документа. ФинГрад при этом может спросить о том, следует ли сохранить сделанные в окне изменения;
  • закрыть все окна документов — для этого надо щёлкнуть мышью пункт меню Окна, и в выведенной панели меню щёлкнуть пункт Закрыть все.

Замечание. Изменения, внесённые в одном окне документа, не оказывают автоматического воздействия на другие открытые окна документов. Например, если Вы ввели в одном окне новые проводки (данные о хозяйственных операциях), то это не изменит автоматически данные выведенного в другое окно отчёта. Чтобы данные этого отчёта изменились, надо перейти в окно отчёта (или щёлкнуть это окно мышью, если оно уже выведено на экран), и нажать клавишу , или щёлкнуть кнопку (Обновить) на панели инструментов ФинГрада.

П1.11. Бюджетирование

Если ваша организация приобрела лицензию ФинГрада на бюджетирование, то ФинГрад позволит:

  • осуществлять бюджетное планирование деятельности организации;
  • вводить не только сведения о хозяйственных операциях, но и показатели бюджета;
  • контролировать исполнение бюджета, сопоставлять бюджетные и фактические показатели деятельности организации, проводить анализ «план-факт» за нужные периоды времени и в любых аналитических разрезах.

ФинГрад может агрегировать бюджеты по нескольким подразделениям организации и позволяет использовать любое количество вариантов бюджетов.

Подробнее бюджетирование описывается в главе Глава 26. Бюджетирование в ФинГраде.

Система «ФинГрад — Управление расходами». В дополнение к средствам бюджетирования ФинГрада (системы «ФинГрад — Управленческий учёт») рекомендуется использовать систему «ФинГрад — Управление расходами». Эта система:

  • обеспечивает полностью электронное согласование расходов организации, и делает согласование расходов удобным, наглядным, оперативным и прозрачным;
  • существенно снижает трудоёмкость, повышает оперативность и эффективность управления расходами организации;
  • позволяет согласовывать расходы с помощью не только компьютеров, но и мобильных устройств (телефонов, коммуникаторов) — поэтому менеджер или руководитель может дать санкцию на расход или запретить его проведение, находясь в командировке, в поездке, в перерыве совещания и т. д.;
  • позволяет мгновенно оплачивать полностью согласованные заявки на расходы с помощью системы «Клиент-Банк».

П1.12. Шаблоны документов

ФинГрад позволяет настраивать окна для ввода проводок, просмотра отчётов о проводках и результатов импорта банковских выписок. Наборы настроек этих окон в ФинГраде называются шаблонами документов.

Многие пользователи создают свои шаблоны документов для ввода различных видов используемых ими хозяйственных операций. Эти шаблоны показывают только нужные поля проводок, располагают их в удобном для пользователя порядке, а также могут автоматически заполнять постоянные реквизиты проводок.

Подробнее шаблоны документов обсуждаются в главе Глава 27. Шаблоны документов.

П1.13. Файлы первичных документов

ФинГрад позволяет хранить в своей базе данных не только числовые и текстовые данные, даты и прочие виды данных, но и произвольные файлы. Файлы могут быть «привязаны» к проводкам или справочникам аналитик ФинГрада.

Это позволяет, например:

  • добавлять к проводкам ФинГрада первичные документы, на основании которых были сделаны эти проводки;
  • добавлять в справочники аналитик файлы документов, относящиеся к значениям этих аналитик. Например, в справочнике аналитики Договор можно хранить файлы с текстом договора, дополнениями к нему, актами по его выполнению и т. д.

Если поступать таким образом, то при возникновении каких-либо вопросов по хозяйственной операции пользователь ФинГрада может сразу же открыть любой интересующий его первичный документ, на основании которого была сделана эта операция. Что очень удобно и экономит время.

Если в организации первичные документы о финансово-хозяйственной деятельности переводятся в электронную форму (например, сканируются) и подсоединяются к проводкам и справочникам аналитик ФинГрада, то ФинГрад становится целостной информационной системой, в которой хранится, обрабатывается, анализируется и предоставляется для использования информация о финансово-хозяйственной деятельности организации — от первичных документов до отчётов для руководства.

Замечание. Более подробно о файлах первичных документов рассказано в главе Глава 28. Файлы первичных документов.

П1.14. Аудит действий программы и пользователей

Сведения обо всех действиях, выполняемых программой и пользователями, автоматически записываются в журнал событий (см. главу Глава 32. Журнал событий). Администратор ФинГрада может, просматривая журнал событий, определить, кто и когда внёс то или иное изменение в данные о хозяйственных операциях, права пользователей, настройки системы.