Глава 42. Внедрение ФинГрада в организации

После того, как руководство организации решило использовать систему «ФинГрад — Управленческий учёт» для автоматизации управленческого учёта и приобрести лицензию, осуществляется проект по внедрению ФинГрада в организации. Из этой главы вы узнаете, как это делается.

42.1. Кто выполняет внедрение

Внедрение ФинГрада в организации обычно выполняют консультанты фирмы-разработчика совместно со специалистами организации, в которой происходит внедрение ФинГрада.

Однако участие консультантов фирмы-разработчика не обязательно. Если ФинГрад внедряет финансовый или генеральный директор, или иной специалист, который ранее работал с ФинГрадом и хорошо знает, как работать с ФинГрадом, как его устанавливать и настраивать, то он сможет внедрить ФинГрад в организации самостоятельно. В этом случае организация не будет платить фирме-разработчику за услуги по внедрению ФинГрада, а будет оплачивать только лицензии.

42.2. Продолжительность внедрения ФинГрада

Типовой проект по внедрению ФинГрада обычно занимает от 2 до 4 недель.

В сложных случаях, например, если организация большая, включает множество юридических лиц с разными видами деятельности и разными учётными политиками, и для неё необходимо импортировать учётные данные из многих источников, продолжительность внедрения ФинГрада может занимать от 2 до 3 месяцев.

42.3. Почему ФинГрад можно внедрить так быстро

Внедрение многих систем управленческого учёта — это длительный и дорогостоящий процесс. Часто он продолжается полгода, год, два года и более. И это обходится организации в очень приличную сумму.

ФинГрад обычно внедряется намного быстрее: чаще всего за месяц, в сложных случаях за два-три. Почему это возможно?

  1. ФинГрад не требует переделок учётных процедур и учётной политики организации, а может гибко настраиваться на них.
  2. ФинГрад позволяет непосредственно и максимально полно использовать имеющиеся в организации учётные данные. ФинГрад умеет импортировать данные из программ 1С, из произвольных баз данных SQL и других источников. При этом ФинГрад не просто импортирует эти данные, но и осуществляет интеллектуальную синхронизацию: при добавлении, изменении, удалении данных в исходных базах соответствующие изменения при следующем импорте вносятся и в базу данных ФинГрада.
  3. Мощность и гибкость средств ФинГрада позволяют не тратить время на написание и согласование технического задания. Вместо того, чтобы составлять абстрактные описания того, какова должна быть система управленческого учёта, консультанты ФинГрада могут за то же время составить работающую предварительную версию (рабочий прототип) системы управленческого учёта. И далее, совместно с заказчиком, уточнять требования и итеративно дорабатывать этот прототип, делая из него систему управленческого учёта, удовлетворяющую требованиям заказчика.

Технология внедрения, используемая для ФинГрада, обеспечивает не только быстрое внедрение и экономию денег заказчика, но и более полное удовлетворение потребностей заказчика. Как показывает практика, заказчику трудно заранее сформулировать все те требования, которым должна удовлетворять система автоматизации управленческого учёта для его организации. Обычно при ознакомлении с рабочим прототипом системы управленческого учёта заказчик начинает лучше понимать, что ему нужно, и может уточнить свои требования. Часто у заказчиков появляются задачи, отличные от тех, которые планировались в начале.

42.4. Как происходит внедрение

Если внедрение ФинГрада в организации осуществляется консультантами фирмы-разработчика совместно со специалистами организации-заказчика, то процесс внедрения обычно происходит следующим образом.

  1. Выясняются текущая ситуация и желания заказчика, в частности:
  1. состояние бухгалтерского и управленческого учёта в организации;
  2. какие бизнес-процессы имеются в организации и как они отражаются в бухгалтерском и управленческом учёте;
  3. каковы задачи заказчика в области управленческого учёта и анализа финансовой информации, какие бизнес-процессы надо автоматизировать, какие требуется составлять отчёты для менеджеров, руководства и собственников организации.
  1. Оцениваются объём работ и стоимость услуг по внедрению ФинГрада.
  2. Согласуются условия договора о предоставлении лицензий и об услугах по внедрению ФинГрада, и этот договор подписывается. Осуществляются расчёты за приобретение лицензий.
  3. Определяются план счетов управленческого учёта ФинГрада и аналитики, необходимые для ведения аналитического управленческого учёта.
  4. Создаётся база данных ФинГрада (при необходимости — для этого устанавливается система управления базами данных Microsoft SQL Server).
  5. Консультанты фирмы-разработчика настраивают правила импорта из баз данных используемых в организации программ бухгалтерского, первичного и другого учёта в базу данных ФинГрада, настраивают иные автоматические корректировки и трансформации учётных данных. И импортируют учётные данные организации в базу данных ФинГрада. А также осуществляют иные настройки ФинГрада на особенности учёта в организации и используемую в ней учётную политику управленческого учёта.

Все эти настройки выполняются по стадиям. Сначала производятся первоначальные настройки и составляется комплект отчётности. Специалисты заказчика смотрят, что в этой отчётности правильно, а что требует корректировки. После этого консультанты фирмы-разработчика дорабатывают настройки ФинГрада и снова составляют комплект отчётности. Обычно после 3-5 итераций все неточности в отчётности устраняются, то есть, отчётность удовлетворяет требованиям заказчика.

  1. Если необходимо, производится настройка шаблонов документов для ручного ввода данных и импорта банковских выписок.
  2. Производится установка ФинГрада на рабочие места пользователей (кроме пользователей, которые будут работать с ФинГрадом через удалённый рабочий стол).
  3. Определяются роли пользователей. В ФинГраде создаются группы пользователей, учётные записи пользователей, и назначаются права пользователей. Пользователям сообщаются идентификаторы и пароли для работы с ФинГрадом.
  4. Проводится обучение пользователей работе с ФинГрадом.

42.5. Выбор варианта установки

ФинГрад состоит из следующих компонентов:

Компонент

 

Описание

База данных

 

Вся информация о финансовых операциях, а также о пользователях и их правах хранится в виде единой базы данных.

Система управления базой данных

 

Работу с базой данных организует система управления базами данных Microsoft SQL Server. Для баз данных величиной до одного миллиона записей может использоваться бесплатная версия этой системы управления базами данных — Microsoft SQL Server Express.

Программа-клиент

 

Установленная на компьютере пользователя или на удалённом рабочем столе клиентская программа «ФинГрад — управленческий учёт». Она взаимодействует с базой данных для чтения и записи необходимой информации.

Имеются следующие варианты установки ФинГрада:

  1. В небольшой организации функции сервера, содержащего базу данных ФинГрада и систему управления базами данных Microsoft SQL Server, может выполнять компьютер одного из пользователей.
  2. В большой и средней организации база данных ФинГрада и система управления базами данных располагаются на специальном компьютере-сервере, обычно находящемся в специальном помещении — датацентре компании. В этом случае пользователи, работающие в локальной сети организации, используют базу данных ФинГрада через локальную сеть. А пользователи из удалённых подразделений организации обычно используют ФинГрад в режиме удалённого рабочего стола (см. главу Глава 31. Удалённый доступ к ФинГраду).
  3. Сервер с базой данных ФинГрада может размещаться в датацентре фирмы «ФинГрад — Управление финансами» (разработчика системы «ФинГрад — управленческий учёт»). В этом случае ФинГрад работает на сервере датацентра, и все пользователи организации используют ФинГрад в режиме удалённого рабочего стола (см. главу Глава 31. Удалённый доступ к ФинГраду).

Как правило, организации используют второй или третий варианты установки ФинГрада, то есть размещают базу данных ФинГрада либо на собственном сервере, либо в датацентре фирмы «ФинГрад — Управление финансами».

Размещение базы данных ФинГрада в датацентре фирмы ООО «ФинГрад — Управление финансами» осуществляется на основании соответствующего договора. В этом случае, защита данных пользователя осуществляется квалифицированными специалистами датацентра, сохранность и конфиденциальность данных гарантируется договором. В остальных случаях пользователь сам несёт ответственность за сохранность данных.

Конфиденциальность данных обеспечивается тем, что содержимое базы данных и данные, передающиеся между сервером базы данных и компьютерами пользователей, надёжно зашифрованы. Одни организации считают более предпочтительным и надёжным размещать базу данных ФинГрада в датацентре фирмы-поставщика, другие — в собственном датацентре (на собственном сервере).

42.6. Организация удалённого доступа к ФинГраду

Если в организации имеются удалённые подразделения, то использование ФинГрада сотрудниками удалённых подразделений обычно осуществляется в режиме удалённого рабочего стола. Это может делаться следующим образом:

  1. На сервере, где работает Microsoft SQL Server с базой данных ФинГрада, создаётся виртуальная машина (с помощью систем виртуализации HyperV, VMWare или VirtualBox).
  2. На эту виртуальную машину устанавливается Windows Server 2008, ФинГрад и другие необходимые программы — например, Microsoft Excel, 1C-Бухгалтерия и др.
  3. Настраивается подключение ФинГрада на этой виртуальной машине к Microsoft SQL Server.
  4. В установленной на виртуальной машине операционной системе Windows Server включается терминальный режим, и заводятся учётные записи для пользователей удалённых подразделений, которые будут работать с ФинГрадом в режиме удалённого рабочего стола.
  5. Удалённым пользователям сообщаются реквизиты подключения с помощью удалённого рабочего стола.

Замечание. При желании можно обойтись без создания виртуальной машины — ФинГрад и другие программы могут быть установлены непосредственно на сервер. Однако использование виртуальной машины повышает безопасность и защищённость данных, и облегчает обслуживание.

42.7. Время на освоение ФинГрада

ФинГрад — это несложная в применении и дружелюбная к пользователю программа. Её освоение не занимает много времени. Как правило, после одной-двух недель пользователь уже начинает достаточно уверенно чувствовать себя в ФинГраде. Срок освоения ФинГрада зависит как от общего уровня приятия пользователем компьютерных программ, так и от степени понимания им основ учёта и структуры учётных данных (аналитики, счета, ограничения при построении отчётов и т. п.).