Глава 14. Применение зависимых проводок

14.1. Зачем нужны зависимые проводки

В деятельности организации часто возникают ситуации, когда хозяйственная операция определённого вида влечёт за собой одну или несколько операций, реквизиты которых однозначно определяются реквизитами исходной операции (и, возможно, каким-то другими данными типа валютного курса). Например:

  • оптовая продажа товара влечёт начисление процента от стоимости продажи в виде заработной платы менеджеру, осуществившему продажу;
  • продажа облагаемого налогом на добавленную стоимость (НДС) товара влечёт начисление задолженности по выплате НДС в бюджет;
  • решение о начислении дивидендов влечёт за собой начисление задолженности по выплате дивидендов каждому акционеру, в соответствии с его долей в капитале общества.

Ручной ввод таких операций может быть крайне трудоёмким и утомительным. Например, если у общества несколько десятков акционеров, то при начислении дивидендов надо ввести несколько десятков проводок. И эти проводки надо не только ввести, но и тщательно проверить: правильно ли всё введено, не пропущен ли кто из акционеров — людям свойственно ошибаться.

Кроме того, в практике деятельности большинства организаций имеются рутинно повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются по установленным правилам. Например, может быть установлено правило, что при продаже оптовой партии товара должно начисляться вознаграждение менеджерам в виде определённого процента от суммы продажи. Такие операции могут повторяться регулярно, например, по нескольку раз в день. Вручную вводить такие операции трудоёмко, неизбежно возникают ошибки.

ФинГрад позволяет автоматизировать операции, совершаемые по заданным правилам. С помощью правил зависимых проводок ФинГрад может автоматически генерировать по исходной (родительской) проводке одну или несколько зависимых проводок, позволяя сберечь время пользователя и избежать ошибок. Механизм зависимых проводок очень гибкий, он позволяет учесть самые разные ситуации и исключения.

Описание зависимых проводок мы начнём с общих понятий и примеров. Формальное описание языка, на котором задаются правила генерации зависимых проводок, вынесено в отдельную главу Глава 15. Язык зависимых проводок.

Перед тем, как приступить к описанию зависимых проводок, сделаем два замечания:

  1. Приведённые в этой главе примеры предназначены только для объяснения механизма зависимых проводок, а не для рекомендации той или иной учётной политики. В вашей организации может быть принята методика учёта хозяйственных операций, отличная от той, которая описана в примерах.
  2. Правила зависимых проводок описываются в терминах «дебетуемый счёт» и «кредитуемый счёт», а не в терминах ШЕФ-счёт и КОРР-счёт.

Пересчёт зависимых проводок. При изменении информации, на основании которой сгенерированы зависимые проводки, ФинГрад может пересчитать зависимые проводки. Например, если в данных о долях акционеров были обнаружены неточности, и в справочник ФинГрада были внесены соответствующие изменения, то ФинГрад может пересчитать проводки по начислению задолженности по выплате дивидендов каждому акционеру.

Для пересчёта зависимых проводок в ФинГраде есть специальная команда меню: Работа | Пересчёт зависимых проводок.

14.2. Окно «Редактирование правил зависимых проводок»

Чтобы настроить зависимые проводки, выберите в главном меню ФинГрада раздел Основная информация и в выпадающем списке выберите пункт Правила зависимых проводок. Откроется окно Редактирование правил зависимых проводок:

Здесь вы можете:

  • задать новое правило — для этого щёлкните мышью гиперссылку Новое правило в правом верхнем углу окна;
  • отредактировать имеющееся правило — для этого щёлкните мышью название этого правила в списке Правила в правой колонке окна;
  • создать копию имеющегося правила (это может быть удобно, если новое правило мало отличается от одного из имеющихся) — для этого щёлкните мышью название имеющегося правила в списке Правила в правой колонке окна, и затем нажмите кнопку на панели инструментов в окне Редактирование правил зависимых проводок.

Замечание. После создания или редактирования правила сохраните изменения, нажав кнопку на панели инструментов окна Редактирование правил зависимых проводок.

Элементы окна Редактирование правил зависимых проводок. В верхней части окна выводится панель инструментов:

Под панелью инструментов, под надписью Текущее правило, можно посмотреть и отредактировать название текущего правила создания зависимых проводок.

Остальная часть окна разделена на пять блоков. Их назначение таково:

Прямоугольник

 

Содержит

Фильтр

 

Условия отбора проводок, для которых генерируются зависимые проводки.

Зависимые

 

Правила формирования зависимых проводок (они применяются к проводкам, удовлетворяющим условиям, заданным в блоке Фильтр).

Тестовая проводка

 

Здесь можно задать параметры тестовой проводки.

Зависимые от теста

 

Здесь отображаются зависимые проводки, сгенерированные по тестовой проводке (заданной в блоке Тестовая проводка). Чтобы сгенерировать эти проводки, нажмите кнопку .

Правила

 

Список правил создания зависимых проводок.

Включение и выключение правил. Слева от наименования каждого правила в списке правил стоит флажок, который может быть выключенным или включенным :

— означает, что правило активно (применяется);

— означает, что правило не активно (не применяется).

Включение и выключение правила осуществляется щелчком мыши в область флажка.

Правила языка для задания фильтра и генерации проводок описаны в главе Глава 15. Язык зависимых проводок. Перед тем, как рассказывать про эти правила, мы покажем несложные примеры применения зависимых проводок.

14.3. Пример — начисление НДС с полученных авансов

Предположим, что организация получает авансы за предстоящие работы. Согласно налоговому законодательству, при получении таких авансов у организации возникает обязательство по уплате налога на добавленную стоимость (НДС) с полученного аванса в бюджет. Это обязательство надо отразить в учёте. Как говорят — надо начислить НДС на полученный аванс.

Допустим, для учёта полученных авансов в плане счетов используется счёт Расчеты по полученным авансам, а для учёта обязательств по уплате НДС в бюджет — счёт НДС. Мы хотим, чтобы при каждом получении аванса, часть суммы перечислялась на счёт НДС.

Замечание. Чтобы повторить этот пример, в вашем плане счетов должен быть счёт Расчеты по полученным авансам, и желательно, чтобы у него была обязательной аналитика Вид НДС.

В нашем примере для всех поступающих авансов применяется ставка НДС 18%.

Задаём правило для генерации зависимых проводок. Чтобы задать правило, поступаем следующим образом.

  1. Выберем в главном меню ФинГрада раздел Основная информация | Правила зависимых проводок.
  2. Откроется окно Редактирование правил зависимых проводок. Щёлкнем мышью гиперссылку Новое правило в правом верхнем углу окна.
  3. В поле под надписью Текущее правило зададим имя правила генерации зависимых проводок, например, Начисление НДС на полученные авансы.
  4. Заполним прямоугольник Фильтр следующим образом:

Здесь ЛюбоеЗначение — означает, что в этом поле может быть любое значение. Поле Дата можно оставить пустым — это тоже означает, что в этом поле может быть любое значение.

Установленный фильтр означает, что зависимые проводки будут генерироваться для всех проводок, в которых кредитуется счёт Расчеты по полученным авансам.

Замечания.1. Как обычно, для ввода значений в поле просто щёлкните в него мышью и начните вводить туда данные. ФинГрад тут же выведет подсказку — список допустимых значений поля, содержащих введённые вами символы. Для завершения ввода можно просто выбрать нужный пункт в списке-подсказке.

2. Для проводок с нулевой суммой ФинГрад не создаёт зависимых проводок. То есть, для того, чтобы для проводки генерировались зависимые проводки, она не только должна удовлетворять заданному фильтру, но и сумма проводки должна быть ненулевой.

  1. Заполним прямоугольник Зависимые так:

Здесь символ $, который используется в полях Дата, Валюта и Сумма, означает значение такого же поля исходной (родительской) проводки.

Таким образом, мы хотим сгенерировать проводку со счётом дебета Расчеты по полученным авансам, счётом кредита НДС, с датой и валютой такими же, как у исходной (родительской) проводки, и с суммой, равной сумме исходной проводки, умноженной на 18/118.

Замечания. 1. В имени зависимой проводки не должно быть пробелов, поэтому мы заменили пробелы в имени на знаки подчёркивания.

2. Как и в Excel, символ * в формулах ФинГрада — это знак умножения, а символ / — это знак деления.

  1. Давайте проверим, как действует наше правило. Для этого заполним прямоугольник Тестовая проводка (поле Дебет может быть и другим):

и щёлкнем мышью кнопку на панели инструментов окна Редактирование правил зависимых проводок. Если мы всё сделали правильно, то в прямоугольнике Зависимые от теста появится такая проводка:

  1. Поскольку мы задали правило генерации проводок правильно, сохраним это правило, щёлкнув мышью кнопку на панели инструментов окна Редактирование правил зависимых проводок. Перед сохранением убедитесь, что правило включено (флажок слева от названия правила).
  2. Щёлкнем кнопку или кнопку в правом верхнем углу окна Редактирование правил зависимых проводок, чтобы закрыть это окно.

14.4. Генерация и просмотр зависимых проводок

Покажем теперь, как работает механизм зависимых проводок. Создадим выписку по счёту Расчеты по полученным авансам:

  1. Выберем в главном меню ФинГрада команду Отчеты | Выписка по счёту или нажмём кнопку на панели инструментов ФинГрада.
  2. В окне с запросом параметров отчёта:
  1. в поле Шеф счета выберем счёт Расчеты по полученным авансам;
  2. щёлкнув мышью кнопку в правой части поля Даты, выберем в выведенной панели меню диапазон дат Сегодня;
  3. уберём режим Входящее сальдо;
  4. и щёлкнем мышью кнопку .
  1. ФинГрад выведет отчёт о проводках. Скорее всего, он будет пустым:

  1. Выделим строку ниже заголовков отчёта (строку с белым фоном). В примере выше выделена ячейка двумя строками ниже ячейки с надписью КОРР.
  2. Нажмём клавишу , и ФинГрад вставит пустую строку выше той строки, которую мы выделили. Если нужно добавить несколько проводок, нажмём клавишу несколько раз.
  3. Введём в созданные пустые строки проводки. Для примера, введём две такие проводки:

Здесь в качестве ШЕФ-счёта мы указали счёт Расчеты по полученным авансам. Суммы поступивших авансов мы указали в колонке Кредит, так как поступление авансов отражается по кредиту счёта Расчеты по полученным авансам (сведения об авансах отражают обязательства организации).

  1. Запишем эти проводки в базу данных ФинГрада — для этого нажмите на клавиатуре клавишу или щёлкните мышью кнопку (Провести все) на панели инструментов отчёта. В сообщении о записи проводок в базу данных будет сказано о том, сколько создано зависимых проводок.
  2. Теперь давайте посмотрим зависимые проводки. В нашем случае это очень просто — ведь зависимые проводки, созданные по установленным правилам, тоже работают со счётом Расчеты по полученным авансам. Значит, они должны попасть в выписку по этому счёту.

Обновим отчёт — нажмём клавишу , или щёлкнем мышью кнопку (Обновить) на панели инструментов ФинГрада. Отчёт изменится — появятся сгенерированные зависимые проводки:

Если изменить исходные проводки (которые мы ввели выше в п. 6) , сохранить изменения в базу данных и снова обновить отчёт, то ФинГрад заново сгенерирует зависимые проводки.

Показ служебной информации о зависимых проводках. Чтобы показать служебную информацию о зависимых проводках, выберите команду меню Настройки | Показывать параметры зависимых. После этого в отчёт о проводках ФинГрад добавит пять служебных колонок: Номер корневой проводки, Генерировать зависимые, Имя правила, ID правила и ID правила зависимой проводки:

Чтобы отменить показ служебной информации о зависимых проводках, выберите команду меню Настройки | Показывать параметры зависимых ещё раз.

14.5. Дополнительные возможности для зависимых проводок

В параграфе 14.3. Пример — начисление НДС с полученных авансов мы выбрали очень простой пример, поэтому в нём оказались востребованы не все возможности окна Редактирование правил зависимых проводок. Расскажем о трёх важных возможностях, которые мы пропустили:

  • создание и удаление дополнительных зависимых проводок;
  • настройка показа полей в блоках Фильтр и Зависимые;
  • экспорт правил зависимых проводок в Excel.

Кроме того, мы расскажем о пересчёте зависимых проводок.

14.5.1. Дополнительные зависимые проводки

Для исходной (родительской) проводки может быть создана не одна зависимая проводка, как в описанном выше примере, а несколько.

Добавление зависимой проводки. Если в окне Редактирование правил зависимых проводок щёлкнуть мышью кнопку , то ФинГрад добавит ещё одну зависимую проводку (точнее, добавит правило для генерации ещё одной зависимой проводки).

На приведённом выше рисунке было добавлено правило для генерации проводки с именем Зависимая_проводка_2, и теперь можно изменить настройки этого.

Удаление зависимой проводки. Если созданное правило генерации зависимой проводки оказалось не нужным, удалите его, щёлкнув мышью крестик справа от имени этого правила в блоке Зависимые.

Пример использования дополнительных зависимых проводок. Допустим, финансовый директор сказал, что при начислении НДС для аванса надо использовать две проводки. Первой проводкой мы сторнируем сумму НДС, а второй проводкой — перечисляем сумму НДС с исходного счёта на кредит счёта НДС. Например, при НДС 18% для исходной (родительской) проводки

Дебет Безналичные — Кредит Расчеты по полученным авансам, сумма 118000 руб.

надо сгенерировать две зависимые проводки:

Дебет Безналичные — Кредит Расчеты по полученным авансам, сумма –18000 руб.

Дебет Безналичные — Кредит НДС, сумма 18000 руб.

Давайте исправим ранее созданное правило начисления авансов, чтобы проводки генерировались так, как хочет финансовый директор:

  1. Выберем в главном меню ФинГрада команду Основная информация | Редактирование правил зависимых проводок.
  2. В выведенном окне Редактирование правил зависимых проводок щёлкнем мышью гиперссылку Начисление НДС на полученные авансы в правом верхнем углу окна.
  3. Щёлкнем мышью кнопку , и исправим содержимое прямоугольника Зависимые, чтобы оно стало таким:

Здесь первая зависимая проводка совпадает по всем приведённым показателям с родительской проводкой, но её сумма равна сумме родительской проводки, умноженной на –18/118. А вторая зависимая проводка отличается от родительской проводки тем, что там счёт по кредиту не Расчеты по полученным авансам, а НДС, а сумма равна сумме родительской проводки, умноженной на 18/118.

  1. Заметим, что первая из зависимых проводок удовлетворяет установленному фильтру. Это неправильно, так как получается, что ФинГрад должен будет применить то же правило для созданной зависимой проводки, и получится бесконечный цикл. Чтобы этого избежать, изменим фильтр так:

Выражение $>0 в строке Сумма означает, что сумма проводки больше нуля. Напомним, что символ $ означает значение такого же поля исходной (родительской) проводки.

  1. Чтобы проверить, как будет действовать наше исправленное правило, заполним прямоугольник Тестовая проводка так же, как мы это делали в п. 14.3. Пример — начисление НДС с полученных авансов
  1. Нажимаем кнопку на панели инструментов окна Редактирование правил зависимых проводок, и в прямоугольнике Зависимые от теста появятся такие проводки:

  1. Сохраним изменённое правило, нажав кнопку на панели инструментов окна Редактирование правил зависимых проводок.
  2. Нажмём кнопку или кнопку в правом верхнем углу окна Редактирование правил зависимых проводок, чтобы закрыть это окно.

14.5.2. Пересчёт зависимых проводок

Для пересчёта зависимых проводок в главном меню ФинГрада есть команда: Работа | Пересчёт зависимых проводок. Посмотрим, для чего она нужна. В п. 14.5.1. Дополнительные зависимые проводки мы изменили правила для генерации зависимых проводок. Но сами зависимые проводки при этом не изменились. Убедимся в этом, выведя отчёт Поиск проводок:

  1. Запустим в главном меню ФинГрада команду Отчеты | Поиск проводок или нажмём кнопку на панели инструментов ФинГрада.
  2. В окне с запросом параметров отчёта:
  1. включим в список Счета счета Расчеты по полученным авансам и НДС. Для включения счетов в данный список нажмите кнопку , выберите нужный счёт из списка и нажмите кнопку .
  2. щёлкнув мышью кнопку в правой части поля Даты, выберем в выведенной панели меню подходящий диапазон дат, например, Сегодня:

  1. Нажмём кнопку . На экран будет выведен отчёт Поиск проводок:

Что видно в этом отчёте? Там показаны не те зависимые проводки, правила для которых мы задали в п. 14.5.1. Дополнительные зависимые проводки, а те зависимые проводки, которые были сгенерированы по ранее установленным правилам (см. п. 14.3. Пример — начисление НДС с полученных авансов). То есть при изменении правил генерации зависимых проводок ФинГрад не пересчитывает ранее сгенерированные зависимые проводки.

Как пересчитать (заново сгенерировать) зависимые проводки? Для этого в ФинГраде можно перепровести (заново провести) соответствующие родительские проводки. При перепроведении проводок ФинГрад заново генерирует по ним зависимые проводки.

Перепровести проводки в ФинГраде можно двумя способами.

  1. Можно дать команду ФинГраду перепровести конкретные проводки. Для этого:
  1. выделите проводку или несколько проводок в списке проводок (например, в окнах Поиск проводок,, ыписка по счёту или Ввод проводок);
  2. нажмите комбинацию клавиш + или выберите команду меню Правка | Провести выделенные проводки.
  1. Можно использовать команду меню Работа | Пересчёт зависимых проводок. Она позволяет перепровести проводки за выбранный период по группе счетов.

Команда «Пересчёт зависимых проводок» используется так:

  1. Выберем в главном меню ФинГрада команду Работа | Пересчёт зависимых проводок:

  1. В окне Пересчёт зависимых проводок выберем счёт или группу счетов, по которым производится пересчёт. Это может быть счёт или группа счетов, которые имеются в дебете или кредите тех проводок, для которых надо заново сгенерировать зависимые проводки. В нашем случае выберем счёт Расчеты по полученным авансам.
  2. Зададим в окне период, то есть, промежуток времени, для которого надо заново сгенерировать зависимые проводки.
  3. Нажмём кнопку . ФинГрад произведёт пересчёт зависимых проводок и выведет сообщение о результатах:

  1. Нажмём кнопку или нажмём клавишу (или ).

Посмотрим, как изменился наш отчёт. Если вы закрыли окно с отчётом, то его надо вывести заново. А если вы не закрывали окно с отчётом, то обновите отчёт — нажмите клавишу , или щёлкнуть мышью кнопку (Обновить) на панели инструментов ФинГрада. Отчёт изменится — будут показаны зависимые проводки, сгенерированные по новым правилам:

Замечания.1. В окне Пересчёт зависимых проводок можно задать ограничения на значения аналитик. Если это сделать, то пересчёт будет производиться только для тех проводок, в которых используются заданные значения аналитик. Чаще всего это используется, когда надо пересчитать зависимые проводки только для определённого центра финансовой ответственности (ЦФО).

2. Ещё один случай, когда приходится применять команду Работа | Пересчёт зависимых проводок — это если изменяется та информация, на основании которой сгенерированы зависимые проводки. Например, если при генерации проводок используется справочник аналитики, а в этот справочник были внесены изменения. Выше уже был приведён пример — если на основании справочника ФинГрада с данными об акционерах и их долях были сгенерированы зависимые проводки о начислении задолженности акционерам по выплате дивидендов, а потом в этом справочнике были обнаружены и исправлены неточности, то для того, чтобы пересчитать проводки по начислению задолженности по выплате дивидендов, потребуется применить команду меню Работа | Пересчёт зависимых проводок.

14.5.3. Настройка показа полей для правил зависимых проводок

ФинГрад позволяет использовать в блоках Фильтр и Зависимые не только поля Дебет, Кредит, Дата и т.д., но и многие другие поля. Например, в правилах зависимых проводок могут использоваться значения различных аналитик проводки.

Чтобы использовать нужные поля при задании правил зависимых проводок, в окне Редактирование правил зависимых проводок нажмите кнопку . Откроется окно Выберите поля:

В этом окне в списке справа (под надписью Выбранные поля) показаны те поля, которые используюстся в диалоговом окне Редактирование правил зависимых проводок, а в списке слева (под надписью Доступные поля) — все остальные доступные поля. Вы можете выполнить следующие действия:

Действие

 

Выполняется так

Добавить поле, которое нужно использовать в правиле зависимых проводок

 

Щёлкните название этого поля в списке Доступные поля и затем нажмите кнопку .
Убрать поле, которое не нужно использовать в правиле зависимых проводок

 

Щёлкните название этого поля в списке Выбранные поляи нажмите кнопку .

Включайте в список Выбранные поля те поля, которые вы будете использовать в правиле генерации зависимых проводок. Желательно исключить из этого списка лишние поля. После этого нажмите кнопку .

Группы полей в списках «Доступные поля» и «Выбранные поля». Поскольку полей, которые могут использоваться в правилах зависимых проводок ФинГрада, довольно много, их названия в списках Доступные поля и Выбранные поля объединены в группы. Названия групп отображаются жирным шрифтом. Слева от названия каждой группы есть значок или . Имена полей, принадлежащие группе, выводятся ниже и с отступом вправо относительно названия группы.

Чтобы раскрыть группу, щёлкните мышью по значку .

Быстрый поиск нужного поля. Чтобы быстро найти в списке нужное поле, щёлкните мышью поле поиска над соответствующим списком:

и введите в это поле несколько символов из названия нужного поля. ФинГрад покажет в списке только те поля, в названиях которых содержится введённая строка символов.

Если ввести с клавиатуры сочетание символов, которого нет ни в одном названии поля, то ФинГрад выделит введённые символы красным.

В этом случае удалите с помощью клавиши неправильно введённые символы.

Если очистить строку поиска, то ФинГрад снова будет показывать в списке все поля.

14.5.4. Экспорт правил зависимых проводок в Excel

Если в диалоговом окне Редактирование правил зависимых проводок нажать кнопку на панели инструментов этого окна, то ФинГрад откроет табличный редактор Excel, создаст в нём новый документ и передаст содержимое правил зависимых проводок, описанных в диалоговом окне Редактирование правил зависимых проводок, в таблицу Excel.

Это может быть полезно для сохранения правил зависимых проводок, для их документирования и для других нужд.

14.5.5. О рекурсивном применении правил зависимых проводок

В ФинГраде к сгенерированным зависимым проводкам тоже применяются все подходящие активные правила создания зависимых проводок, и так может происходить сколько угодно раз. Как говорят программисты и математики, правила создания зависимых проводок применяются рекурсивно.

Поэтому при написании правил зависимых проводок следует проверить, чтобы генерируемые зависимые проводки не подпали под условие фильтра данного правила. Ведь если это произойдёт, то возникнет бесконечный цикл генерации зависимых проводок.

Замечание. Чтобы избежать бесконечного цикла, можно, например, устанавливать в генерируемых зависимых проводках определённое значение какой-либо аналитики, а в фильтре задать проверку значения этой аналитики.

14.6. Зависимые проводки для мультивалютных проводок

При генерации зависимых проводок ФинГрад корректно обработает и те случаи, когда в исходной (родительской) проводке используются не одна валюта, а несколько. В этом случае ФинГрад сгенерирует для каждой использованной в исходной проводке валюты зависимые проводки по заданному пользователем правилу.

Например, предположим, что организации в качестве аванса заплатили 1 млн. рублей и 11800 долларов США. Если это сделал один контрагент, то в ФинГраде эту операцию можно записать в виде одной проводки, в которой счёт Расчеты по полученным авансам кредитуется на сумму 1 млн. рублей и 11800 долларов США. Но зависимых проводок по начислению НДС с суммы аванса ФинГрад сгенерирует две — одну для рублёвой части аванса, другую для долларовой части. Если мы начисляем НДС в той же валюте, в которой поступил аванс, то это будет выглядеть в отчёте ФинГрада так:

А если НДС начисляется в рублях, то так: