Глава 37. Закрытие периода

Как правило, после утверждения отчётности за истекший период желательно запретить изменения в этом периоде, чтобы отчётность за этот период оставалась неизменной. ФинГрад позволяет сделать это с помощью «закрытия» периода. В этой главе мы расскажем о том, что такое закрытие периода, и как его использовать.

37.1. О проводках, проводимых «задним числом»

Необходимость в закрытии периода связана с тем, что во многих организациях сведения о некоторых хозяйственных операциях регистрируются и обрабатываются не в день совершения этих операций, а позднее, «задним числом». Бывают организации, которые обходятся без этого, проводят все хозяйственные операции текущим днём, и никогда не делают проводки «задним числом». В таком режиме работает, например, большинство западных банков. Но чаще всего проведение проводок «задним числом» необходимо, и отказаться от этого не представляется возможным. Необходимость в проведении проводок «задним числом» вызвана следующими причинами:

документы или сведения, необходимые для регистрации хозяйственной операции, могут поступить через несколько дней или недель после совершения хозяйственной операции;
могут быть выявлены ошибки в учёте хозяйственных операций;
операции по бухгалтерскому закрытию месяца, квартала, года и по начислению налогов, относящихся к этим периодам, требуют времени и поэтому не могут выполняться в последний день периода;
после окончания отчётного периода, но до утверждения финансовой отчётности, могут выявиться обстоятельства, которые в соответствии с учётными стандартами (стандарт МСФО (IAS) 10 и российское ПБУ 7/98) требуют корректировки отчётности за истекший период, а потому требуют проведения корректировочных проводок с датой, входящей в истекший период.

Замечание. В соответствии с Международным стандартом финансовой отчётности (IAS) № 10 «События после окончания отчётного периода», организация должна корректировать свою финансовую отчётность за истекший период, если после окончания отчётного периода, но до утверждения финансовой отчётности, произойдут события, существенно меняющие оценки обстоятельств, имевшихся на отчётную дату. Например, обнаружение существенных ошибок или мошенничества при составлении отчётности, банкротство покупателя, имевшего на отчётную дату дебиторскую задолженность, урегулирование судебного спора, подтвердившего размер имевшегося обязательства к получению, обнаружение ошибочно завышенных оценок активов, и т. д.

Однако проведение проводок «задним числом» должно быть ограничено. Основных причин для этого две:

из-за небрежности или умысла вводимые проводки могут попасть в один из прошлых периодов, что создаст трудно обнаруживаемую ошибку;
проведение или изменение проводок в периоде, за который утверждена отчётность, недопустимо, поскольку утверждённая отчётность должна соответствовать учётным данным.

В ФинГраде для ограничения ввода и изменения проводок «задним числом» имеются следующие средства:

Пользователям, которые должны вводить проводки только сегодняшним числом, следует не давать право Проведение документов задним числом (по дате операции) (см. п. 36.10. Права на сервисы);
Пользователям, которые не должны исправлять ранее введённые проводки, следует не давать право Проведение документов задним числом (по дате) (см. п. 36.10. Права на сервисы);
Для предотвращения ввода или исправления проводок в периоде, за который уже утверждена отчётность, в ФинГраде имеется функция закрытия периода.

37.2. Что такое «закрытие периода»

В ФинГраде администратор или другой пользователь, которому администратор дал такое право, может указать дату, до которой (включая её саму) вводить и корректировать проводки запрещается. Эта дата называется датой закрытия отчётности.

Даты до даты закрытия отчётности, включая саму эту дату, составляют закрытый период. Даты после даты закрытия отчётности — это открытый период.

Например, если дата закрытия периода — 31 декабря 2011 года, то закрытый период — это даты по 31 декабря 2011 года включительно, а открытый период — это даты начиная с 1 января 2012 года.

37.3. Режимы закрытия периода

В ФинГраде имеются два режима закрытия периода:

Режим закрытия		Описание
Частичное закрытие периода		Вводить проводки с датой в закрытом периоде, и изменять проводки в закрытом периоде, могут только администраторы и пользователи, которым дано право Ввод проводок до даты закрытия периода.
Полное закрытие периода		Вводить и изменять проводки в закрытом периоде не может никто. Если администраторы или пользователи, которым дано право Ввод проводок до даты закрытия периода,будут пытаться вводить проводки в закрытый период, или изменять проводки в закрытом периоде, то ФинГрад перенесёт изменения на первую (начальную) дату открытого периода.

Обычно после окончания отчётного периода (года или квартала) в течение некоторого времени происходит ввод операций за предшествующий период, начисление налогов и т. д. После этого и до утверждения отчётности администратор ФинГрада частично закрывает период. Право вносить изменения в закрытый период теперь имеют лишь администраторы и пользователи, которым дано право Ввод проводок до даты закрытия периода. А после утверждения отчётности администратор ФинГрада закрывает истекший период полностью.

37.4. Как выполняется закрытие периода

Право на закрытие периода имеет администратор ФинГрада или пользователь, которому дано право Администрирование даты закрытия периода (см. п. 36.10. Права на сервисы).

Чтобы закрыть период, надо выполнить следующие действия.

Выбрать команду меню Основная информация.
В выведенной панели меню щёлкнуть пункт Закрытые периоды.
На экран будет выведено окно Закрытые периоды:

В этом окне следует:

ввести дату закрытия периода в поле Дата закрытия периода. Можно также щёлкнуть кнопку справа от этого поля и выбрать дату закрытия периода с помощью календарика;
выбрать вид закрытия периода в переключателе Вид закрытия;
щёлкнуть мышью кнопку .

ФинГрад выведет сообщение о закрытии периода. При частичном закрытии периода сообщение будет таким:

А при полном закрытии периода — таким:

В этом сообщении следует щёлкнуть мышью кнопку .

37.5. Ввод проводок в закрытый период

После закрытия периода просматривать данные из закрытого периода и получать по ним отчёты можно так же, как и раньше. Но ввод проводок в закрытый период, или исправление проводок в закрытом периоде, для обычных пользователей будут невозможны.

Что произойдёт, если пользователь введёт проводку с датой, расположенной в закрытом периоде, или попытается изменить проводку в закрытом периоде?

Для обычного пользователя ФинГрад при попытке провести такие проводки откажется вносить изменения в закрытый период и выведет сообщение об ошибке:

Для администратора или пользователя, имеющего право «Ввод проводок до даты закрытия периода». Если период закрыт частично, то ФинГрад выведет сообщение:

И если пользователь щёлкнет кнопку или , то ФинГрад внесёт изменения в закрытый период.

Если же период закрыт полностью, то ФинГрад выведет сообщение:

И если пользователь щёлкнет кнопку или , то ФинГрад внесёт изменения первым днём открытого периода:

37.6. Отмена закрытия периода

При необходимости закрытие периода можно отменить. Это может сделать администратор ФинГрада или пользователь, которому дано право Администрирование даты закрытия периода (см. п. 36.10. Права на сервисы).

Чтобы отменить закрытие периода:

Выберите команду меню Основная информация.
В выведенной панели меню щёлкните пункт Закрытые периоды.
В выведенном окне Закрытые периоды щёлкните мышью кнопку .
ФинГрад выведет сообщение Все периоды открыты для редактирования:

В этом сообщении надо щёлкнуть мышью кнопку .

Закрытие периода будет отменено. Пользователи ФинГрада, у которых имеется право Проведение документов задним числом (по дате операции), смогут вводить проводки с любой датой. Пользователи, у которых имеется право Изменение данных задним числом (по дате ввода), смогут исправлять проводки с любой датой.