Глава 34. Настройка плана счетов

34.1. Что такое план счетов

Система счетов, с помощью которой классифицируются все виды экономических ресурсов, обязательств, доходов и расходов, прибылей и убытков организации, называется планом счетов.

В российском бухгалтерском учёте планы счетов бухгалтерского учёта и способы их использования задаются государством. А для управленческого учёта никаких обязательных норм по выбору и использованию планов счетов не существует. Каждая организация может выбирать план счетов управленческого учёта по своему усмотрению, исходя из своей специфики.

Обычно план счетов управленческого учёта и порядок его использования описываются в учётной политике управленческого учёта организации.

34.2. План счетов управленческого учёта ФинГрада

В ФинГраде используется свой собственный план счетов управленческого учёта, отдельный и независимый от используемого в организации плана счетов бухгалтерского учёта. Если в организацию входит несколько юридических лиц, то план счетов управленческого учёта ФинГрада в них применяется один, а планов счетов бухгалтерского учёта может использоваться много — например, если эти юридические лица расположены в разных странах или если они ведут разные виды деятельности.

Вы можете настраивать план счетов управленческого учёта ФинГрада по своему усмотрению — добавлять, закрывать, переименовывать, перегруппировывать счета. И в этом параграфе мы расскажем, как это делается.

34.3. Группы счетов

34.3.1. Что такое группы счетов

Счетов учёта может быть много, несколько сотен, а у банков — десятки и сотни тысяч. В большом количестве счетов нетрудно запутаться. Поэтому счета учёта всегда объединяют в группы, по принципу схожести экономического назначения.

Например, в стандартном российском плане счетов бухгалтерского учёта имеется девять разделов, в каждом из которых имеются счета, и у каждого счёта могут быть субсчета.

В ФинГраде ситуация похожа. Счета в ФинГраде объединяются в группы счетов, по принципу схожести экономического назначения. Группа счетов в ФинГраде не является счётом, и служит только для наглядности структуры плана счетов. По группе счетов нельзя проводить никаких финансовых (хозяйственных операций), кроме бюджетных проводок.

Каждый счёт в ФинГраде входит ровно в одну группу. Группа счетов тоже, в свою очередь, тоже может входить в группу, причём только в одну. В результате получается иерархическая структура — дерево, состоящее из счетов и групп счетов.

Любой счёт ФинГрада, по которому нет проводок, можно преобразовать в группу счетов — для этого достаточно создать к этому счёту субсчёт или несколько субсчетов.

34.3.2. Субсчета

Мы будем называть счета, принадлежащие группе счетов, субсчетами этой группы счетов.

34.3.3. Группы счетов «верхнего уровня»

Групп счетов, не входящих в состав других групп (иначе говоря, групп счетов «верхнего уровня») в ФинГраде шесть:

  • Активы
  • Обязательства
  • Капитал
  • Расчёты
  • Прибыли и убытки
  • Забаланс

Первые пять групп счетов соответствуют структуре отчётов, предписанных Международными стандартами финансовой отчётности (МСФО), а именно, стандарту МСФО (IAS) № 1 «Представление финансовой отчётности». Первые три группы счетов «Активы», «Обязательства» и «Капитал» соответствуют разделам Отчёта о финансовом положении (баланса), четвёртая группа «Расчёты» содержит счета, которые могут относиться к активам и пассивам. Пятая группа счетов «Прибыли и убытки» соответствует Отчёту о прибылях и убытках МСФО.

Группа счетов «Забаланс» предназначена для «забалансовых» счетов. На этих счетах могут учитываться объекты и операции, не отражаемые в стандартной финансовой отчётности, но которые целесообразно учитывать и анализировать совместно с обычными данными о хозяйственных операциях. Например, это могут быть:

  • товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение;
  • товары, принятые на комиссию;
  • основные средства, взятые в оперативную аренду;
  • материалы заказчиков, принятые в переработку;
  • выданные и полученные обеспечения обязательств и платежей, и т. п.

Иногда забалансовые счета используют для учёта нефинансовых показателей, например, для учёта затрат в человеко-часах.

О группе счетов «Расчёты». Наличие в ФинГраде группы счетов «Расчёты» связано с тем, что большинство операций импортируется в ФинГрад из проводок, сделанных по российским правилам бухгалтерского учёта. А там многие счета являются активно-пассивными, то есть, их нельзя однозначно отнести ни к активам, ни к пассивам. Для отображения таких счетов и используется группа «Расчёты».

В странах, где бухгалтерский учёт ведётся соответствии с нормами МСФО, в типовых или рекомендуемых планах счетов нет раздела «Расчёты». Все операции, которые в российском бухгалтерском учёте учитываются на счетах из раздела «Расчёты», там учитываются на счетах из разделов «Активы» и «Обязательства». Например, вместо счёта «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» там могут использоваться счета «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» (в разделе «Активы»), и «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность» (в разделе «Обязательства»).

34.4. Как настраивать план счетов

Пользователь ФинГрада может настраивать план счетов по своему усмотрению. Он может добавлять, закрывать, переименовывать счета и группы счетов, менять их порядок.

Однако некоторые основные принципы построения плана счетов должны сохраняться. Например, то, что групп счетов «верхнего уровня» в ФинГраде шесть: Активы, Обязательства, Капитал, Расчёты, Прибыли и убытки и Забаланс, пользователь изменить не может. Нельзя изменить и порядок следования этих групп счетов.

Замечания. 1. Редактировать план счетов может пользователь из группы администраторов или любой пользователь, имеющий права на администрирование счетов.

2. Начиная с версии ФинГрада 4.0, вся информация об изменениях в плане счетов записывается в журнал ФинГрада (см. Глава 32. Журнал событий). Поэтому администратор ФинГрада может отследить, кто, когда и какие изменения внёс в план счетов.

34.4.1. Список счетов в окне «Основная информация»

Чтобы добавить, переименовать, закрыть, счета и группы счетов, изменить их порядок, следует:

  • щёлкнуть на главном экране ФинГрада ссылку Счета;
  • или выбрать команду меню ФинГрада Основная информация | Счета.

На экран будет выведено окно Основная информация, открытое на вкладке . В нём будет выведен иерархический список (дерево) счетов.

Группы счетов в списке. Группы счетов в списке показываются так:

  • слева от названия каждой группы счетов в списке счетов выведен значок или ;
  • названия счетов и групп счетов, принадлежащих этой группе, выводятся ниже и с отступом вправо относительно названия группы.

Щелчок мышью по значку раскрывает перечень счетов в группе. Щелчок мышью по значку , наоборот, сворачивает (прячет) перечень счетов группы.

Показ закрытых счетов. Ненужные счета пользователь может закрыть. Закрытые счета не показываются в списках счетов и по ним нельзя осуществлять новые проводки.

Чтобы в списке счетов показывались закрытые счета, надо щелчком мыши поставить галочку слева от надписи Показывать закрытые счета в правом нижнем углу окна Основная информация. Закрытые счета показываются перечёркнутыми и выведенными тёмно-серым цветом.

Чтобы в списке счетов не выводились закрытые счета, уберите щелчком мыши галочку слева от надписи Показывать закрытые счета.

Информация о счёте. Для счёта или группы счетов, выделенных в списке счетов, в правой части окна показывается следующая информация:

Под надписью

 

Показывается

Сальдо

 

Тип сальдо по счёту: дебетовое или кредитовое.

Тип

 

Тип деятельности, отражаемой на счёте: операционная, финансовая или инвестиционная (в соответствии со Стандартом МСФО (IAS) № 7 «Отчёт о движении денежных средств», п. 6).

Комментарий

 

Комментарий к счёту.

Обязательные аналитики

 

Список обязательных аналитик для счёта.

Как быстро найти нужный счёт. Чтобы быстро найти в списке счетов нужный счёт, щёлкните поле поиска над списком счетов, и введите туда несколько символов из названия нужного Вам счёта. ФинГрад покажет панель меню с названиями тех счетов, которых содержится введённая Вами строка символов:

Чтобы перейти к нужному счёту, надо щёлкнуть мышью его название в этой панели меню.

Экспорт плана счетов в Excel. Чтобы экспортировать план счетов на лист табличного редактора Microsoft Excel, надо щёлкнуть мышью кнопку . Экспорт в Excel позволяет удобно обозреть весь список счетов и распечатать его.

34.4.2. Создание нового счёта или группы счетов

Чтобы создать новый счёт или группу счетов, следует:

  1. При просмотре списка счетов в окне Основная информация (команда меню ФинГрада Основная информация | Счета) найти в списке счетов название группы счетов, в которой надо создать счёт, и щёлкнуть его мышью.

Можно также щёлкнуть счёт, по которому нет проводок — тогда после создания нового счёта этот счёт станет группой счетов, а новый счёт будет создан как субсчёт в этой группе.

  1. Щёлкнуть мышью кнопку . На экран будет выведено диалоговое окно Новый субсчёт:

  1. В окне Новый субсчёт следует:
  1. в поле Название ввести название создаваемого счёта или группы счетов;
  2. поле Принадлежит группе обычно менять не надо — там отображается та группа счетов, которую мы щёлкнули ранее (п. 2). Но можно его и поменять — в этом поле указывается указать группа счетов, которой будет принадлежать создаваемый счёт или группа счетов;
  3. в поле Тип финансовой деятельности следует выбрать тип деятельности, отражаемой на счёте: операционная, финансовая или инвестиционная;

Замечание. Какая деятельность является операционной, финансовой и инвестиционной, определено в Стандарте МСФО (IAS) № 7 «Отчёт о движении денежных средств», п. 6.

В соответствии с этим стандартом, операционная деятельность — это основная приносящая доход деятельность предприятия и прочая деятельность, отличная от инвестиционной и финансовой деятельности.

Инвестиционная деятельность — это приобретение и выбытие долгосрочных активов и других инвестиций, не относящихся к эквивалентам денежных средств. Например, это приобретение и продажа основных средств, нематериальных активов и других долгосрочных активов; приобретение и продажа долевых или долговых инструментов других предприятий и долей участия в совместном предпринимательстве (кроме платежей за инструменты, рассматриваемые как эквиваленты денежных средств или предназначенные для коммерческих или торговых целей); денежные займы и авансы, предоставленные другим лицам, и поступления от их возврата (кроме займов и авансов, предоставляемых финансовыми институтами).

Финансовая деятельность — это деятельность, которая приводит к изменениям в размере и составе внесённого капитала и заёмных средств предприятия. Например, это краткосрочные или долгосрочные заимствования, в том числе выпуск долговых обязательств, займов, векселей, облигаций; эмиссия акций или других долевых инструментов; денежные выплаты по заёмным средствам; денежные выплаты для приобретения или погашения акций самого предприятия; денежные выплаты арендатора для уменьшения непогашенной задолженности по финансовой аренде.

  1. в прямоугольном поле в левом нижнем углу окна Новый субсчёт можно записать комментарий к счёту;
  2. в списке Свойства счетов в правой части окна можно задать свойства для создаваемого счёта, если свойства счетов используются в вашей организации:

Действие

 

Выполняется так

Добавить свойство счёта

 

Щёлкнуть кнопку .
Изменить свойство счёта

 

Щёлкнуть свойство счёта в списке и затем щёлкнуть кнопку .
Удалить свойство счёта

 

Щёлкнуть свойство счёта в списке и затем щёлкнуть кнопку .

Замечание. Для добавления свойства счёта надо предварительно создать аналитику или несколько аналитик с параметром Свойство счета (см. п. 35.5. Добавление аналитики). Тогда в диалоговом окне Выберите свойство и значение в поле Свойство можно будет выбрать одну из этих аналитик.

  1. После заполнения всех со свойствами счёта, надо щёлкнуть одну из кнопок:

Кнопка

 

Действие

 

Добавить счёт и выйти из диалогового окна Новый субсчёт. Вы вернётесь к списку счетов в окне Основная информация.

 

Добавить счёт и остаться в диалоговом окне Новый субсчёт. Это удобно, если надо добавить несколько счетов.

 

Отменить добавление субсчёта и выйти из диалогового окна Новый субсчёт.

Замечание. ФинГрад не позволит создать субсчёт к счёту, по которому имеются проводки (несторнированные). Например, пусть у нас был счёт Касса, а теперь мы хотим, чтобы Касса была группой счетов, и в ней были бы субсчета Касса1, Касса2, и Касса3. Просто создать субсчета к счёту Касса нельзя: ФинГрад выдаст сообщение об ошибке:

Но можно переименовать счёт Касса в Касса1, после этого создать новый счёт Касса, сделать счёт Касса1 его субсчётом (см. пункт 2 в п. 34.4.5. Упорядочение счетов, при этом Касса станет группой счетов), и затем создать в группе счетов Касса ещё два субсчёта: Касса2 и Касса3.

34.4.3. Закрытие и восстановление счёта или группы счетов

Закрытие счёта. Ненужные счета пользователь может закрыть. Закрытые счета не показываются в списках счетов и по ним нельзя осуществлять новые проводки. Сторнировать проводки по закрытым счетам можно.

Чтобы закрыть счёт или группу счетов, следует:

  1. При просмотре списка счетов в окне Основная информация (команда меню ФинГрада Основная информация | Счета) найти в списке счетов название закрываемого счёта или группы счетов, и щёлкнуть соответствующую строку списка мышью.
  2. Щёлкнуть мышью кнопку .

ФинГрад выведет запрос о подтверждении закрытия счёта. Если Вы уверены, что поступаете правильно, щёлкните мышью кнопку . Иначе щёлкните кнопку .

Если Вы закрываете группу счетов, то ФинГрад выведет сообщение о подтверждении закрытия всех субсчетов этой группы:

Если Вы уверены, что поступаете правильно, щёлкните мышью кнопку . Иначе щёлкните кнопку .

Восстановление счёта. Закрытый счёт или группу счетов можно восстановить. Чтобы сделать это, следует:

  1. Перейти в режим просмотра списка счетов в окне Основная информация (команда меню ФинГрада Основная информация | Счета).
  2. Включить режим Показывать закрытые счета, если он не включён.
  3. В списке счетов найти название восстанавливаемого счёта или восстанавливаемой группы счетов, и щёлкнуть эту строку списка мышью. Напомним, что закрытые счета показываются в списке счетов перечёркнутыми.
  4. Щёлкнуть мышью кнопку .

34.4.4. Изменение параметров счёта

Вы можете изменить параметры счёта или группы счетов. Например, переименовать счёт или группу счетов. Для этого следует:

  1. При просмотре списка счетов в окне Основная информация (команда меню ФинГрада Основная информация | Счета) найти в списке счетов название нужного счёта или группы счетов, и щёлкнуть это название мышью.
  2. Щёлкнуть мышью кнопку .
  3. В выведенном запросе Изменение счёта (он выглядит почти так же, как запрос Новый субсчёт, см. п. 34.4.2. Создание нового счёта или группы счетов):

надо внести нужные Вам изменения в параметры счёта. Например, можно изменить имя счёта (поле Название).

  1. И после этого надо щёлкнуть мышью кнопку .

Пример 1. Нумерация счетов. Как видно, счета в предлагаемом «по умолчанию» плане счетов ФинГрада не пронумерованы. Тем, кто привык к российскому бухгалтерскому учёту, это может показаться непривычным. Но во многих странах (США, Великобритания и др.) счета в бухгалтерском и управленческом учёте чаще всего не нумеруются. При желании, пользователь может переименовать счета в плане счетов ФинГрада, так, чтобы название счёта начиналось с выбранного пользователем числа — номера счёта.

Пример 2. Названия счетов на двух языках. Если вам необходимо сдавать отчётность на двух языках, удобно будет переименовать все счета, добавив к русским названиям названия на иностранном языке (например, Активы/Assets, Расчеты с покупателями/Accounts Receivable и т. д.).

34.4.5. Упорядочение счетов

При просмотре списка счетов в окне Основная информация (команда меню ФинГрада Основная информация | Счета) Вы можете упорядочить счета, то есть, расположить счета в плане счетов в нужном порядке, объединить счета в нужные группы. Для этого в ФинГраде есть три способа.

  1. Можно щёлкнуть в списке счетов название счёта или группы счетов, и переместить этот счёт или группу счетов вверх или вниз по списку счетов, щёлкая кнопки и .
  2. Можно переместить счёт или группу счетов в другую группу счетов. Для этого надо:
  1. щёлкнуть в списке счетов название счёта или группы счетов;
  2. щёлкнуть мышью кнопку ;
  3. в выведенном запросе Изменение счёта выбрать новую группу счетов в поле Принадлежит группе;
  4. щёлкнуть мышью кнопку .
  1. Можно отсортировать по алфавиту счета, входящие в группу счетов. Для этого надо щёлкнуть правой кнопкой мыши любой счёт из этой группы, и выбрать в контекстном меню строку Сортировать группуимя-группы.

Замечание. По умолчанию счета в каждой группе счетов показываются в порядке их добавления.

34.4.6. Установка обязательных аналитик для счёта

При просмотре списка счетов в окне Основная информация (команда меню ФинГрада Основная информация | Счета) Вы можете установить для счетов обязательные аналитики. Это аналитики, без задания которых ФинГрад не позволит ввести проводки по счёту. При вводе проводок ячейки обязательной аналитики будут показаны жёлтым цветом фона.

Чтобы задать обязательные аналитики для счёта, надо:

  1. Найти в списке счетов название этого счёта и щёлкнуть его мышью.
  2. Включить в список Обязательные аналитики в правой части окна Основная информация нужные аналитики, а ненужные аналитики оттуда убрать.

Чтобы включить аналитику в список, надо щёлкнуть кнопку и выбрать аналитику из списка аналитик. Чтобы удалить аналитику из списка Обязательные аналитики, надо щёлкнуть её в этом списке и затем щёлкнуть кнопку .

34.4.7. Окончание настройки счетов

По окончании настройки счетов можно закрыть окно Основная информация, нажав клавишу или щёлкнув мышью кнопку в правом верхнем углу этого окна.