Продвинутая настройка

Заявки в Казначействе называются документами. Вы можете создать разные типы документов, например, заявки на безналичную оплату, заявки на оплату наличными, бюджетные заявки. Каждый тип документа может иметь свой набор полей, систему прав и маршрут согласования.

Из этой главы вы узнаете, как добавлять и редактировать свои типы заявок (документов).

Добавление нового типа документа

Чтобы добавить новый тип документа, выполните следующие шаги.

1. Откройте раздел Администрирование Казначейства на главном экране ФинГрада.

1. Откроется дерево документов:

2. Нажмите правую кнопку мыши на папке Документы и выберите в меню пункт Добавить документ:

Откроется страница добавления нового типа документа:

Эти настройки имеют следующий смысл:

Параметр		Значение
Включено		Определяет, доступен ли этот тип документа в Казначействе. Чтобы использовать заявки этого типа, переведите переключатель в положение ДА.
Имя		Введите название нового типа документа (заявки).
Бюджет		Задайте, в рамках какого бюджета будут создаваться заявки.
Аналитика идентификатор		Укажите, какая аналитика будет уникальным идентификатором для всех заявок этого типа. Она отвечает за уникальный порядковый номер каждой заявки. В базе данных ФинГрада это числовая аналитика с автонумерацией:
Ветка денежных средств		Выберите счёт или группу счетов, с которого будут расходоваться средства в результате обработки заявок этого типа.
Ветка статей расхода		Выберите корреспондирующий счёт или группу счетов для ветки денежных средств.
Группа согласующих		Группа пользователей, которым будут доступны заявки этого типа. Вы можете использовать группу Заявки_Группа согласования, доступную на новой базе данных, или создать новую группу пользователей.
Шаблон списка заявок		Отвечает за отображение списка заявок у всех пользователей. Вы можете использовать преднастроенный шаблон Заявки Web. Подробнее о редактировании и добавлении шаблонов документов читайте в учебнике по ФинГраду.
Виза оплаты		Выберите аналитику с типом Виза. В её справочнике будет храниться, кто и когда согласовал заявку. Вы можете использовать визу Оплата, доступную на новой базе данных.

 

3. Укажите название нового документа в поле Имя:

Название можно поменять позже. Новый тип документа сразу будет отображаться в дереве документов:

4. Заполните остальные параметры: бюджет, аналитику-идентификатор и другие. Параметры перед сохранением могут выглядеть, например, так:

Сохраните изменения.

5. Убедитесь, что у согласующих есть права на счета, необходимые для работы с заявками.

В главном меню ФинГада откройте раздел Основная информация | Пользователи и права. На вкладке Пользователи и права найдите группу пользователей, которую вы на предыдущем шаге выбрали как группу согласующих. В нашем примере это Заявки_Группа согласования. Откройте права этой группы.

На вкладке Права на счета найдите счёта, которые вы указали в качестве ветки денежных средств и статей расхода. Убедитесь, что стоят флажки в столбцах Дебет, Кредит и Просмотр. Если это не так, поставьте флажки в этих столбцах и сохраните изменения.

Добавление нового типа заявки завершено, и теперь можно перейти к заданию цепочки согласований.

Добавление цепочки согласований

Один тип документа может объединять несколько маршрутов согласований. Например, в типе документа Заявки могут быть цепочки для согласования наличных, безналичных и бюджетных заявок.

Создавать и настраивать маршруты согласований можно в разделе Цепочки выбранного типа документов:

1. В дереве документов найдите нужный тип документа и нажмите правую кнопку мыши в разделе Цепочки. В контекстном меню выберите команду Добавить цепочку:

Откроется форма для настройки цепочки согласования:

2. Придумайте название цепочки и переведите переключатель в положение ДА, чтобы она была доступна в Казначействе.

3. Выберите главный шаблон и шаблон выполненной цепочки:

Шаблоны для цепочек выбирают из шаблонов документов, которые есть в ФинГраде:

Вы можете использовать существующий шаблон документов или создать новый. Подробнее о редактировании и добавлении шаблонов документов читайте в учебнике по ФинГраду.

4. Убедитесь, что у согласующих есть необходимые для работы с заявками права на шаблоны.

5. Нажмите кнопку Сохранить все изменения.

Добавление цепочки завершено, и теперь можно переходить к её наполнению — созданию групп и виз.

Как создать группу виз в цепочке

Группы объединяют несколько виз в логичные этапы. Количество групп зависит от процессов, принятых в компании. Часто весь маршрут можно поделить на два основных этапа:

• группа «согласование» — оформление заявки инициатором, получение визы руководителя и, например, генерального директора;
• «оплата» — виза бухгалтера и казначея.

Группы виз нужны, чтобы задать дополнительные условия на прохождение этапов. Например, после прохождения визы Оплата блокировать все предыдущие этапы.

Покажем, как создать и настроить группу виз.

1. Когда вы создаёте новую цепочку, ФинГрад автоматически добавляет в неё группу из двух пустых виз:

Её можно настроить и использовать в цепочке. Если вам нужна ещё одна группа виз, нажмите правую кнопку мыши в любом свободном месте цепочки и выберите команду Добавить группу виз:

2. В параметрах задайте название для группы:

 

3. Определите логику прохождения группы с помощью переключателей ДА / НЕТ. В нашем примере они выглядят так:

Блокировать до прохождения — если предыдущая группа виз не пройдена, в текущей группе никто не сможет согласовывать заявки.

Блокировать после прохождения — если все визы в группе поставлены, снять визу или внести изменения в заявку, участники этой группы не смогут.

Последовательная простановка виз — если включено, то согласовывать заявку можно будет строго шаг за шагом, даже если кто-то из согласующих утверждает заявку на разных этапах.

4. Выберите условие прохождение группы. В первом случае (все визы) заявка будет закрыта, когда каждый участник цепочки поставит свою визу. Во втором случае (последняя) заявка закрывается, когда получено последнее согласование в цепочке.

5. Сохраните параметры, нажав кнопку Сохранить все изменения.

После того, как вы создали группу, можно заполнять её визами.

Как добавить визу

Виза определяет, кто должен утвердить заявку на каждом из этапов. Сколько виз вы добавите в цепочку, столько согласований и должна будет пройти заявка.

1. После того, как вы создадите цепочку, ФинГрад автоматически добавит в неё группу из двух пустых виз:

Эти визы можно настроить и использовать в цепочке. Если вам нужна ещё одна виза, нажмите правую кнопку мыши в любом свободном месте группы и выберите команду Добавить визу:

2. В основных параметрах задайте аналитику визы:

 

В качестве значения используется любая аналитика ФинГрада с типом Виза. После установки ФинГрада в базе данных есть несколько таких аналитик, например: Бухгалтерия, Инициатор, Казначейство, Оплата, Руководитель. Они находятся в группе аналитик Группа планирования:

Для своих цепочек вы можете использовать эти аналитики, переименовывать их или добавлять новые.

3. Там же, в основных параметрах, выберите шаблон визы:

Шаблон определяет, как участник видит заявку, какие поля может редактировать, какие должен заполнять обязательно.

4. Если необходимо, укажите, при изменении каких полей заявки виза будет автоматически снята и запрошена повторно:

Если это не требуется, оставьте переключатель Включено в положении НЕТ.

5. Выберите, кто из согласующих должен ставить свою визу на данном этапе. Инициатором заявки может быть любой из цепочки согласований, поэтому в визе Инициатор нет смысла указывать конкретных участников. Покажем выбор согласующих на примере визы генерального директора.

• Нажмите правую кнопку мыши в поле визы и выберите команду Добавить фильтр:

• Выберите пустой фильтр активным, кликнув в него левой кнопкой мыши:

• В параметрах фильтра укажите, кто будет согласовывать заявку на этом этапе. Выбирать можно из пользователей, групп пользователей и аналитик с типом Группы и пользователи. В нашем примере это пользователь Генеральный директор:

6. Убедитесь, что у согласующих есть необходимые для работы с заявками права на счета и шаблоны.

7. Нажмите кнопку Сохранить все изменения.