Как подготовить печатную форму заявки

Настройка печатной формы состоит из трёх основных этапов:

  • выбор шаблона, для которого вы будете настраивать печатную форму;
  • выбор или подготовка типового документа, который станет основой будущей печатной формы;
  • добавление нужных аналитик (полей) в шаблон печатной формы.

Выбор шаблона документа

Определите, для какого шаблона документов нужна печатная форма. В нашем примере инициатор распечатывает заявку на получение наличных, когда все согласования получены. Поэтому настраивать печатную форму мы будем для шаблона Заявки (наличные)_Выполнена:

Выбор шаблона документа

Обычно компании используют типовые формы документов. Возьмите исходный файл, например, заявки, откройте его в редакторе печатной формы и добавьте в него нужные поля. Эти поля будут автоматически заполняться данными из заявки перед её печатью.

Если готовой формы нет, можно подыскать подходящий шаблон в интернете или создать новый документ в MS Word.

Примечание. В качестве основы для печатной формы подходят не только файлы с расширением .doc, но и файлы других форматов, например,.xml, .html, .txt .

Добавление полей в шаблон печатной формы

  1. Откройте в верхней панели ФинГрада Выписку по счёту:

  1. Задайте параметры так, чтобы увидеть в выписке наличные заявки. Обычно достаточно указать Шеф счёт и примерный период ввода заявок. Обязательно укажите шаблон вывода проводок. Именно для него шаблона вы настротие печатную форму. В нашем случае это шаблон Заявка (наличные)_Выполнена:

  1. В списке заявок выберите строку с любой заявкой и откройте редактор печатной формы:

  1. В редакторе откройте файл, который станет основой формы:

  1. Добавьте в шаблон нужные вам поля простым перетаскиванием.

  1. Настройте, если необходимо, внешний вид печатной формы: размер и начертание текста, внешний вид таблиц и другие элементы оформления. Здесь же можно изменить формат полей. Например, выбрать другой формат отображения сумм или дат:

  1. Когда закончите настройку печатной формы, сохраните шаблон:

Теперь инициаторы смогут нажатием одной кнопки распечатывать согласованные заявки в виде правильно оформленных заявок на получение наличных: