Методология

Главная задача Казначейства — помогать финансовому директору экономить деньги компании. Система обеспечивает дисциплину в расходах и эффективное управление платежами в организации.

Казначейство — это не инструмент, упрощающий согласование расходов и простановку виз. Эта система, скорее, усложняет оплату, чтобы помочь вам сэкономить деньги. Казначейство борется с необоснованным расходованием средств, поэтому некоторым сотрудникам использование системы может доставлять неудобство. Это естественно.

Основные принципы

1. За использование системы не должен отвечать главный бухгалтер, так как у него другие интересы (документооборот в соответствии с законодательством). Важно, чтобы система была в ведении финансового директора.
2. Система рентабельна при объеме платежей от 2 млн рублей в месяц. Вы можете расчитывать на сокращение затрат в 2-5%.
3. Где-то в цепочке согласования должен стоять финансовый директор или руководитель, исполняющий его роль. В его присутствии инициаторы более ответственно подходят к созданию заявок и подсознательно стремятся избежать необоснованных трат — срабатывает эффект наблюдателя.
4. Запретите заведение новых контрагентов. Если кто-то заводит нового контрагента, это повод для разбирательства: чем не устроил старый, что такого предлагает новый?
   Чем меньше контрагентов, тем лучше. Сотрудничество с одними и теми же контрагентами выгодно: скидки, оптовые цены, постоплата.
   Заведение нового контрагента — серьезный шаг, ведь вы будете ему платить.
5. Если у вас несколько филиалов, анализируйте удельные расходы. Например, для ресторанов, можно оценивать стоимость аренды за квадратный метр или расходы на одного сотрудника и сравнивать со средним показателем. Если в каком-то из филиалов показатель завышен, это причина для разбирательства.

О бюджетных лимитах

1. Финансовый директор вводит бюджетные лимиты в Казначейство. После этого система автоматически проверяет, превышает ли каждая заявка лимит или нет. При превышении лимита финансовый директор может согласовать или не согласовать перерасход.
2. Система не предназначена для согласования бюджетных лимитов.
3. Лимиты должны периодически превышаться. Если лимиты не превышаются никогда, значит, денег выделено слишком много, и вы тратите лишнее.
4. Инициаторам не нужно знать размер бюджетного лимита, иначе его будут стараться израсходовать полностью. Поэтому размер бюджетных лимитов в заявках не виден.
5. При большом числе заявок используйте перерасход при создании.
6. Никогда не пользуйтесь переносом оплаты. Вместо этого используйте бюджетный лимит с начала года. Система автоматически учитывает неизрасходованные лимиты из прошлого периода, поэтому не нужно переносить неоплаченные заявки на следующий период.
   
   Например, бюджетный лимит на статью 100 000 рублей в месяц, и в первые три месяца расходовали по 90 000 рублей.
   
   К четвертому месяцу бюджетный лимит на статью составит:
   100 000 рублей (бюджет четвертого месяца) + 30 000 (неизрасходованный бюджет с начала года).
   
   Даже если заявка не уложится в лимит четвертого месяца, она может уложиться в бюджет с начала года.