Бюджетные лимиты

С помощью бюджетных лимитов финансовый директор может:

  • управлять структурой расходов и задавать, сколько и по каким статьям сотрудники, отделы или филиалы могут тратить на свою деятельность или конкретные проекты;
  • предотвращать кассовые разрывы. Бюджетные лимиты составляют с учётом расходов и доходов за прошлые периоды. Это помогает предотвратить ситуации, когда деньги за товары или услуги еще не пришли, а оплачивать счета или выдавать зарплату уже нужно. Бюджетные лимиты не гарантируют полное отсутствие кассовых разрывов. Но без них кассовые разрывы практически гарантированы;
  • сокращать затраты. Продуманные и обоснованные бюджетные лимиты защищают организацию от завышенных расходов, переплат и нецелесообразного расходования денежных средств.

Модель расчёта лимитов

При расчёте лимитов следует исходить из принципа, что все неоплаченные заявки в системе могут оплатить в любой момент. В подавляющем большинстве случаев оформленная заявка будет оплачена. Поэтому остаток бюджета вычисляется по формуле:

Остаток бюджета = План - Факт (оплаченные заявки) - Висящие заявки (оформленные, но неоплаченные заявки) - Сумма текущей заявки.

Общая схема работы с бюджетными лимитами

  1. Финансовый директор определяет бюджет расходов в разрезе статей расходов, проектов и контрагентов.

  1. Финансовый директор загружает в бюджетные лимиты в Казначейство.

  1. После этого обращает внимание только на заявки с перерасходом. Система автоматически будет направлять ему такие заявки.

В большинстве случаев платежи укладываются в бюджетные лимиты, и финансовому директору не нужно отвлекаться, чтобы участвовать в их согласовании. Когда превышен бюджетный лимит за месяц, квартал или лимит накопительным итогом с начала года, система может добавить финансового директора к согласованию заявки.

Вот как это может выглядеть в интерфейсе Казначейства. Допустим, сотрудник оформляет заявку, статья расходов — IT-обеспечение. В текущем месяце исчерпан бюджетный лимит по этому виду расходов. После того, как свои визы поставят все предыдущие согласующие, финансовый директор увидит заявку в разделе Ждут моего решения.

На странице заявки он увидит сообщение о перерасходе и решит, что делать с этим платежом.