Глава 21. Импорт из StoreHouse, R-Keeper и iiko

В главе 20. Импорт из произвольных баз данных, XML-файлов и Microsoft Excel мы упомянули, что ФинГрад может получать данные не только из 1С, документов Excel и произвольных баз данных с помощью SQL-запросов, но и из систем StoreHouse, R-Keeper и iiko. В этой главе мы расскажем, как это делать.

21.1 Зачем нужен импорт из StoreHouse, R-Keeper и iiko

Как и в других отраслях, для принятия управленческих решений в ресторанном бизнесе нужны ответы на ряд вопросов. Например:

• куда расходуются деньги и где можно сэкономить?
• сколько средств (наличных и безналичных) есть на счетах?
• какие из точек сети более прибыльные?
• какова кредиторская задолженность контрагентам по всей сети или по каждому ресторану? Это особенно сложно оценить, когда один и тот же контрагент называется по-разному в нескольких системах (зачастую и в одной системе);
• какие блюда приносят наибольшую прибыль или где кроется дополнительная выручка?

На эти вопросы можно ответить после анализа отчёта о движении денежных средств, отчёта о прибылях и убытках, балансового и аналитического отчётов по ключевым показателям.

Часть данных для построения этих отчётов поступает в ФинГрад из 1С или после импорта из Excel и загрузки банковских проводок. Настроив же импорт данных из StoreHouse, R-Keeper или iiko, Вы сможете автоматически получать полные отчёты и ежедневно контролировать финансовые результаты. Это поможет принимать взвешенные решения и понимать, стоит ли открывать новую точку, с кем из контрагентов прекратить работать, нужно ли менять бонусную схему и т.д.

Из каких данных формируется отчётность для ресторанов:

Источник	Как данные из источника используются в отчетах ФинГрада
StoreHouse	Структура затрат, относимых на себестоимость реализации. Товарные запасы в разных подразделениях (склад, кухня, бар и т.д.), внереализационные расходы (испорченные продукты, исследования в лабораториях, комплименты гостям, питание сотрудников и т.д.). Кредиторская задолженность с поставщиками
R-Keeper	Продажи. Выручка по блюдам, типам оплаты, детализация по чекам, скидкам, времени суток, столикам и т.д.
iiko	Структура затрат и доходов для получения итоговой картины с учетом налогов, заработной платы, оплаты аренды и других расходов (информация об этом, как правило, загружается в ФинГрад из 1С)
1С	Налоги, начисления заработной платы, арендная плата, коммунальные платежи, кредиты и т.д.
Банковские выписки, Касса	Оперативная информация о наличии и движении денежных средств
Таблицы Excel	Кассовые операции, не отражающиеся в других источниках

Далее мы расскажем, как импортировать данные из StoreHouse, R-Keeper или iiko и покажем, как использовать результаты импорта в отчётах.

21.2 Оценка себестоимости продаж и кредиторской задолженности по данным из StoreHouse

В StoreHouse хранится информация обо всех товарных изменениях на складе: приходе и расходе, списании, перемещении продуктов и полуфабрикатов. Операциям соответствуют конкретные документы в системе - приходные и расходных накладные, документы о расходе блюд, внутреннем перемещении или списании испорченных продуктов и т.д.

Если загрузить эти данные в ФинГрад, то с помощью отчётов можно оценивать структуру затрат (себестоимость реализованной продукции, внереализационные расходы), товарные запасы на складе (или кухне, баре) и кредиторскую задолженность с поставщиками.

Покажем, как импортировать данные из StoreHouse и сразу же использовать их в отчётах. Мы построим отчёт о прибылях и убытках с разбивкой по контрагентам и аналитический отчёт для оценки кредиторской задолженности по поставщикам.

21.2.1 Проведение импорта из StoreHouse

Для начала импортируем проводки из StoreHouse.

Чтобы настроить и запустить импорт данных из StoreHouse, выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел Импорт проводок на главном экране ФинГрада или кликните мышью по иконке поиска в правом верхнем углу программы ФинГрада, в открывшемся меню с помощью поля ввода найдите команду Импорт проводок и щелкните по ней мышью.

2. В открывшейся вкладке раздела Импорт проводок нажмите на кнопку Новый на панели управления, справа от надписи Импорт проводок бухгалтерии, и в выпадающем меню выберите пункт Из StoreHouse 4:

   

   Откроется диалоговое окно Импорт из StoreHouse с настройками импорта:

   

3. Укажите параметры импорта:

   • Сервер- введите название сервера;
   • Номер порта - введите номер порта, указанный в настройках сервера. Если Вы подключаетесь по протоколу Local, оставьте это поле пустым;
   • Спецучет - оставьте переключатель во включенном положении, если Вы работаете в StoreHouse в режиме спецучета. Если нет, переведите переключатель в выключенное положение;
   • Логин и Пароль - введите учётные данные для входа в StoreHouse;
   • Юр. Лицо - выберите из справочника юр. лицо, для которого будут импортированы проводки;
   • Название импорта - условное имя источника данных. Имена, назначенные разным источникам данных, не должны совпадать.
   примечание

   Имя сервера, порт и другие параметры подключения можно запросить у администратора вашего StoreHouse.

4. Нажмите на кнопку ОК. Диалоговое окно Импорт из StoreHouse закроется, а во вкладке Импорт проводок появится созданный источник импорта:

   

5. Укажите период, за который нужно импортировать проводки, например:

   

6. Проверьте настройки импорта. Настройте соответствие документов, счетов и аналитик при импорте. Подробнее об этом - в п. 21.5 Настройка параметров импорта.

7. Когда закончите настройку, нажмите на кнопку Синхронизировать. ФинГрад начнёт загрузку данных.

   При необходимости Вы можете остановить выполнение импорта: пока ФинГрад импортирует проводки, кликните мышью по кнопке , которая выводится в левом верхнему углу вкладки, справа от индикатора хода выполнения импорта, с помощью которого видно, какая часть проводок уже импортирована.

   

   По окончании ФинГрад откроет вкладку Проводки с результатом импорта (списком загруженным проводок) и сообщит о количестве ошибок и/или предупреждений, если таковые имеются.

   Если при выполнении импорта были обнаружены ошибки/предупреждения, то ФинГрад сообщит об этом системным сообщением в конце импорта. После нажатия кнопки ОК в системном сообщении сможете просмотреть на экране результаты импорта.

   Сообщения об ошибках и/или предупреждениях будут представлены в специальной панели внизу вкладки Проводки при нажатии на сообщение-гиперссылку с надписью о количестве ошибок/предупреждений. Подробнее см. 18.6.1 Панель со списком ошибок.

8. По окончании импорта нажмите на кнопку Закрыть.

21.2.2 Построение отчетов по результатам импорта из StoreHouse

Строим отчёты на основе проводок из StoreHouse.

Отчёт о прибылях и убытках на данных из StoreHouse показывает себестоимость продаж с разбивкой по любой аналитике. Построим такой отчёт с детализацией по контрагентам.

Для этого выполните следующие действия:

1. На главном экране ФинГрада нажмите на иконку Отчёт о прибылях и убытках, предварительно зажав клавишу Ctrl на клавиатуре.

2. В открывшемся диалоговом окне параметров отчета задайте следующие условия:

   • отчётный период. Чтобы в отчёт попали загруженные из StoreHouse данные, укажите тот же период, что Вы задавали в настройках импорта;
   • детализацию по аналитике Контрагент:

   

   примечание

   Как обычно, Вы можете задавать более детальные параметры отчёта: ограничивать данные по конкретному значению аналитики, детализировать значения по счетам, сравнивать с Планом и т.д. Для нашего примера это не требуется.

3. Нажмите на кнопку ОК. ФинГрад откроет новую вкладку со сформированным по заданным условиям отчетом:

   

Дополнив эти данные информацией из R-Keeper о доходах и поступлениях от покупателей, Вы получите более полный отчет о прибылях и убытках.

Аналитический отчет показывает данные с детализацией по разным критериям. Построим, например, отчёт для оценки кредиторской задолженности по поставщикам.

1. На главном экране ФинГрада нажмите на иконку Аналитический отчет, предварительно зажав клавишу Ctrl на клавиатуре.

2. В открывшемся диалоговом окне параметров отчета задайте следующие условия:

   • выберите счёт - в нашем случае это Поставщики;
   • задайте отчётный период. Чтобы в отчёт попали загруженные из StoreHouse данные, учитывайте период, который Вы задавали в настройках импорта;
   • выберите режим отчета - Обороты за период. В этом режиме мы будем видеть и поступления от поставщиков (Кредит), и оплаты (Дебет);
   • задайте детализацию по дате в зависимости от периода отчёта. Мы смотрим отчёт за несколько недель, поэтому выбираем понедельную детализацию;
   • укажите детализацию по аналитике. Мы будем смотреть отчёт по компании, для которой загружали проводки из StoreHouse, и группировать суммы по поставщикам (аналитика Контрагент):

   

   примечание

   Как обычно, Вы можете задавать более детальные параметры отчёта: ограничивать данные по дополнительным аналитикам, например, товарам, указывать корреспондирующие счета, сравнивать с Планом и т.д. Для нашего примера это не требуется.

3. Нажмите на кнопку ОК. ФинГрад откроет новую вкладку со сформированным по заданным условиям отчетом:

   

Кредит - это поступления продукции от поставщиков на указанные суммы. Дебет - это оплаты продукции поставщикам. ФинГрад подсчитывает разницу между поступлениями и оплатами и показывает её в колонке Итого.Красным цветом со знаком "минус" показаны задолженности перед поставщиками.

Как обычно, можно дважды щёлкнуть по любой ячейке с суммой - откроется выписка с проводками, формирующими запись в отчете:

21.3 Импорт из R-Keeper: данные о выручке, пластичности продаж и среднем чеке

В R-Keeper хранится информация о продажах ресторана. Если загрузить проводки в ФинГрад, можно оценивать выручку по любым справочникам: блюдам, типам оплаты, смотреть детализацию по чекам, скидкам, времени суток или столикам.

Покажем, как импортировать данные из R-Keeper и сразу же использовать их в отчётах. Мы построим отчёт о прибылях и убытках для оценки прибыли с разбивкой по датам, отчёт о пластичности продаж и таблицу чек-сумма.

В ФинГраде есть специальный инструмент для импорта проводок из систем автоматизации ресторанов R-Keeper версий 6 и 7.

Рассмотрим импорт проводок на примере R-Keeper 7.

Чтобы настроить и запустить импорт, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел Импорт проводок на главном экране ФинГрада или кликните мышью по иконке поиска в правом верхнем углу программы ФинГрада, в открывшемся меню с помощью поля ввода найдите команду Импорт проводок и щелкните по ней мышью.

2. В открывшейся вкладке раздела Импорт проводок нажмите на кнопку Новый на панели управления, справа от надписи Импорт проводок бухгалтерии, и в выпадающем меню выберите пункт Из R-Keeper 7:

   

   Откроется диалоговое окно Импорт из R-Keeper7 с настройками импорта:

   

3. Укажите параметры импорта:

   • SQL cервер- выберите сервер;
   • База данных - выберите базу данных, из которой будут импортированы проводки;
   • Ресторан - выберите ресторан, для которого будут импортированы проводки. Если Вы хотите загрузить проводки по всем ресторанам базы, в выпадающем списке выберите параметр Без ограничений;
   • Название импорта - условное имя источника данных. Имена, назначенные разным источникам данных, не должны совпадать.

4. Нажмите на кнопку ОК. Диалоговое окно Импорт из R-Keeper7 будет закрыто, а во вкладке Импорт проводок появится созданный источник импорта.

5. Укажите период, за который нужно импортировать проводки, например:

   

6. Проверьте настройки импорта. Настройте соответствие документов, счетов и аналитик при импорте. Подробнее об этом - в п. 21.5 Настройка параметров импорта.

7. Когда закончите настройку, нажмите на кнопку Синхронизировать. ФинГрад начнёт загрузку данных.

   При необходимости Вы можете остановить выполнение импорта: пока ФинГрад импортирует проводки, кликните мышью по кнопке , которая выводится в левом верхнему углу вкладки, справа от индикатора хода выполнения импорта, с помощью которого видно, какая часть проводок уже импортирована.

   

   По окончании ФинГрад откроет вкладку Проводки с результатом импорта (списком загруженным проводок) и сообщит о количестве ошибок и/или предупреждений, если таковые имеются.

   Если при выполнении импорта были обнаружены ошибки/предупреждения, то ФинГрад сообщит об этом системным сообщением в конце импорта. После нажатия кнопки ОК в системном сообщении сможете просмотреть на экране результаты импорта.

   Сообщения об ошибках и/или предупреждениях будут представлены в специальной панели внизу вкладки Проводки при нажатии на сообщение-гиперссылку с надписью о количестве ошибок/предупреждений. Подробнее см. 18.6.1 Панель со списком ошибок.

8. По окончании импорта нажмите на кнопку Закрыть.

Строим отчёты на основе проводок из R-Keeper.

Отчёт о прибылях и убытках на данных из R-Keeper показывает выручку и прибыль с разбивкой по любым аналитикам или, например, датам. Построим такой отчёт с детализацией по дням.

1. На главном экране ФинГрада нажмите на иконку Отчёт о прибылях и убытках, предварительно зажав клавишу Ctrl на клавиатуре.

2. В открывшемся диалоговом окне параметров отчета задайте следующие условия:

   • отчётный период. Чтобы в отчёт попали загруженные из R-Keeper данные, укажите тот же период, что Вы задавали в настройках импорта;
   • выберите нужную Вам детализацию:

   

   примечание

   Как обычно, Вы можете задавать более детальные параметры отчёта: ограничивать данные по конкретному значению аналитики, детализировать значения по счетам, сравнивать с планом и т.д. Для нашего примера это не требуется.

3. Нажмите на кнопку ОК. ФинГрад откроет новую вкладку со сформированным по заданным условиям отчетом:

   

Дополнив эти данные информацией о себестоимости продаж из StoreHouse, Вы получите более полный отчет о прибылях и убытках.

Аналитические отчеты показывают данные с детализацией по разным параметрам. Построим, например, отчёт для оценки пластичности продаж.

1. На главном экране ФинГрада нажмите на иконку Аналитический отчет, предварительно зажав клавишу Ctrl на клавиатуре.

2. В открывшемся диалоговом окне параметров отчета задайте следующие условия:

   • счёт - в нашем случае это Покупатели;
   • отчётный период. Чтобы в отчёт попали загруженные из R-Keeper данные, учитывайте период, который Вы задавали в настройках импорта;
   • режим отчета - Изменение за период;
   • детализацию по дате - Только итог. Будем анализировать итоговые данные за месяц;
   • детализацию по аналитике Блюдо:

   

   примечание

   Как обычно, Вы можете задавать более детальные параметры отчёта: ограничивать данные по дополнительным аналитикам, например, типу оплаты, указывать корреспондирующие счета, сравнивать с планом и т.д. Для нашего примера это не требуется.

3. Нажмите на кнопку ОК. ФинГрад откроет новую вкладку со сформированным по заданным условиям отчетом:

   

примечание

Для удобства мы вывели дополнительную колонку с количеством блюд. Это можно сделать, нажав кнопку  Показывать штуки.

С помощью другого аналитического отчета можно посмотреть таблицу чек-сумма за выбранный период. В этом случае параметры отчёта будут следующими:

Сам же отчёт может выглядеть таким образом:

Отчет о среднем чеке за выбранный период можно получить при следующих настройках:

Включим режим Показать RUR/шт.:

И для наглядности добавим линейный график. Пример такого отчета на рисунке:

Как обычно, в отчётах можно дважды щёлкнуть по любой ячейке с суммой. После этого откроется выписка с проводками, сформировавшими запись в отчете.

21.4 Импорт и использование в отчётах данных из iiko

Система iiko предназначена для автоматизации ресторанного бизнеса в целом: склад, кухня, терминалы, касса, зал и т.д. Поэтому данные в iiko отражают структуру и расходов, и доходов. Импорт данных из iiko в ФинГрад помогает решать разные задачи:

• получение итоговой отчетности с учетом налоговых платежей, начисления заработной платы, оплаты аренды и других расходов (информация об этом, как правило, импортируется в ФинГрад из 1С). Отчёт о движении денежных средств, балансовый отчёт и отчёт о прибылях и убытках в этом случае будут наиболее полными и точными;
• формирование консолидированной отчётности по всем ресторанам сети с учётом внутрихолдинговых расчётов. Например, можно будет за одну минуту увидеть кредиторскую задолженность по всем ресторанам и по всем поставщикам, даже если один и тот же поставщик числится в системе под разными наименованиями;
• получение аналитических отчетов с разными уровнями детализации и разрезами: поставщики, блюда, филиалы, типы оплат и т.д.

Покажем, как импортировать данные из iiko и сразу же использовать их в отчётах. Мы построим отчёт о прибылях и убытках для оценки прибыли с разбивкой по датам, балансовый отчёт по конкретному юридическому лицу.

Чтобы настроить и запустить импорт проводок из iiko, выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел Импорт проводок на главном экране ФинГрада или кликните мышью по иконке поиска в правом верхнем углу программы ФинГрада, в открывшемся меню с помощью поля ввода найдите команду Импорт проводок и щелкните по ней мышью.

2. В открывшейся вкладке раздела Импорт проводок нажмите на кнопку Новый на панели управления, справа от надписи Импорт проводок бухгалтерии, и в выпадающем меню выберите пункт Из iiko (cloud):

   

   Откроется диалоговое окно Импорт из iiko с настройками импорта:

   

3. Укажите параметры импорта:

   • URL сервера- введите URL сервера;
   • Логин и Пароль - введите учётные данные пользователя;
   • Юр.Лицо - выберите из справочника юр. лицо, для которого будут импортированы проводки;
   • Название импорта - условное имя источника данных. Имена, назначенные разным источникам данных, не должны совпадать.

   

4. Нажмите на кнопку ОК. Диалоговое окно Импорт из iiko будет закрыто, а во вкладке Импорт проводок появится созданный источник импорта.

   

5. Укажите период, за который нужно импортировать проводки, например:

   

6. Проверьте настройки импорта. Настройте соответствие документов, счетов и аналитик при импорте. Подробнее об этом см. в п. 21.5 Настройка параметров импорта.

7. Когда закончите ввод параметров, нажмите на кнопку Синхронизировать. ФинГрад запустит процесс импорта.

   При необходимости Вы можете остановить выполнение импорта: пока ФинГрад импортирует проводки, кликните мышью по кнопке , которая выводится в левом верхнему углу вкладки, справа от индикатора хода выполнения импорта, с помощью которого видно, какая часть проводок уже импортирована.

   

   По окончании ФинГрад откроет вкладку Проводки с результатом импорта (списком загруженным проводок) и сообщит о количестве ошибок и/или предупреждений, если таковые имеются.

   Если при выполнении импорта были обнаружены ошибки/предупреждения, то ФинГрад сообщит об этом системным сообщением в конце импорта. После нажатия кнопки ОК в системном сообщении сможете просмотреть на экране результаты импорта.

   Сообщения об ошибках и/или предупреждениях будут представлены в специальной панели внизу вкладки Проводки при нажатии на сообщение-гиперссылку с надписью о количестве ошибок/предупреждений. Подробнее см. 18.6.1 Панель со списком ошибок.

8. По окончании импорта нажмите на кнопку Закрыть.

Строим отчёты на основе данных из iiko.

Отчёт о прибылях и убытках с разбивкой по датам. Для того чтобы построить такой отчёт с помесячной детализацией, выполните следующие действия:

1. На главном экране ФинГрада нажмите на иконку Отчёт о прибылях и убытках, предварительно зажав клавишу Ctrl на клавиатуре.

2. В открывшемся диалоговом окне параметров отчета задайте следующие условия:

   • отчётный период. Чтобы в отчёт попали загруженные из iiko данные, укажите тот же период, что Вы задавали в настройках импорта;
   • детализацию по месяцам;
   • ограничение по аналитике Юр. лицо и укажите юридическое лицо, для которого импортировали проводки.

   

   примечание

   Как обычно, Вы можете задавать более детальные параметры отчёта: ограничивать данные по конкретному значению аналитики, детализировать значения по счетам, сравнивать с планом и т.д. Для нашего примера это не требуется.

3. Нажмите на кнопку ОК. ФинГрад откроет новую вкладку со сформированным по заданным условиям отчетом:

Теперь построим Балансовый отчёт по конкретному юридическому лицу:

1. На главном экране ФинГрада нажмите на иконку Балансовый отчет, предварительно зажав клавишу Ctrl на клавиатуре.

2. В открывшемся диалоговом окне параметров отчета задайте следующие условия:

   • отчётный период. Чтобы в отчёт попали загруженные из iiko данные, учитывайте период, который Вы задавали в настройках импорта;
   • детализацию Только итог;
   • ограничение по аналитике Юр. лицо и укажите юридическое лицо, для которого импортировали проводки.

   

3. Нажмите на кнопку ОК. ФинГрад откроет новую вкладку со сформированным по заданным условиям отчетом:

   

21.5 Настройка параметров импорта

Если запустить импорт сразу после создания источника, данные могут добавиться неправильно. Чтобы этого избежать, нужно убедиться, что данные из документов соотносятся с верными счетами и аналитиками ФинГрада. Покажем, как это сделать на примере настроек импорта из StoreHouse. Настройка параметров импорта из R-Keeper и Iiko делается аналогично.

1. Нажмите на кнопку Настройки в правом нижнем углу раздела Импорт проводок. В новой вкладке откроются параметры импорта:

   

2. Настройте соответствие документов, счетов и аналитик при импорте:

• в левой части вкладки выводится список документов той базы данных, к которой Вы подключились.
• в правой части вкладки выводится таблица настроек импорта для документа, выбранного (выделенного) слева.

Чтобы задать значение параметров в этой таблице, нажмите на кнопку Редактировать - Вы перейдете в режим редактирования:

При настройке соответствия значений параметрам в разделе Проводки ФинГрад задайте следующие данные:

Для строки	Надо выбрать
Дебет	счёт, на который поступают средства в результате создания проводок
Кредит	счёт, с которого расходуются средства в результате создания проводок
Сумма	колонку документа, в которой записана сумма проводки
Количество	колонку документа, в которой записано количество проводки (если такая колонка в документе существует)

Под надписями Измерения и реквизиты регистра и Ресурсы регистра можно сопоставить аналитики ФинГрада тем колонкам документа, в которых находятся нужные Вам сведения. Если это сделать, то значения из колонок документа будут записываться в сопоставленные им аналитики создаваемой проводки.

Поля под надписью Атрибуты регистратора оставляем пустыми.

примечание

1. Если для каких-то нужных нам сведений, содержащихся в документе источника, не предусмотрено подходящей аналитики в ФинГраде, то такую аналитику нужно создать.

2. В некоторых документах хранится информация о приходе и расходе не для одного числового показателя, а для двух или более. Вы можете создать отдельные проводки для каждого показателя, сведения о приходе и расходе которого хранятся в документе. Для этого используйте вкладки Закупочная сумма, Отпускная сумма. Новую вкладку можно создать, кликнув мышью по значку . На новой вкладке будет пустая таблицей настроек параметров импорта, которую Вы сможете заполнить нужными значениями.

3. При импорте из баз данных StoreHouse, R-Keeper и Iiko, так же как при импорте из проводок 1С, можно задавать правила трансформаций. Для этого используйте вкладку Трансформация в параметрах импорта. Трансформация проводок подробно описана в п. 19.10 Настройка трансформаций при импорте из регистров 1С.