16 Мая 2016

Бизнес-кейс: Контроль дебиторской задолженности в ГК «Ангел»

angel_2.png

Финансовый директор Наталия Фролова рассказала об особенностях ведения учета в охранном бизнесе и результатах работы с ФинГрадом.

Безопасность – это то, что не видно с первого взгляда, но в любом бизнесе она стоит на первом месте. Иначе угрозы безопасности могут стать прямыми угрозами бизнесу. Мы берем решение вопросов безопасности на себя, и наши компании-заказчики спокойно занимаются своим делом. На рынке охранных услуг мы более 20 лет и участвовали в крупных проектах: зимние Олимпийские игры в Ванкувере и Сочи, выставка авиационно-космического салона (МАКС), экспозиция павильона «Россия» на всемирной выставке «Expo 2015» в Милане.

angel1.jpg
Финансовый директор Наталия Фролова

Мы оказываем услуги охраны компаниям среднего и крупного бизнеса на условиях постоплаты. Порой это создает трудности, особенно при нестабильности финансово-экономической ситуации — иногда клиенты сдвигают срок оплаты. Поэтому контроль дебиторской задолженности — ежедневная работа финансового управления. Еще для меня, как финансового директора, недопущение кассового разрыва — одна из приоритетных задач.

5 лет назад ГК «Ангел» возглавил генеральный директор Владимир Равусяк, который и стал инициатором использования новой для нас системы «ФинГрад».

До автоматизации учет вели в Excel, остальное в 1С. Но постепенно возросло количество финансовых операций и усложнился контроль расходов и дебиторки.

Первый реальный результат от работы с ФинГрадом — внедрение Казначейства — позволило контролировать все заявки на оплату. Это помогло с одной стороны взять под контроль все расходы, а с другой стороны — оперативно согласовывать любой платеж.

angel2.jpg
Сотрудники ГК «Ангел»

После внедрения ФинГрада подготовка ежеквартального отчета для акционеров впервые заняла у меня не месяц, как раньше, а всего три дня. Это вторая задача, которую мы решили.

Для ежеквартального бюджетирования мы создали в ФинГраде шаблоны и отчеты, с помощью которых каждый руководитель ЦФО может планировать и контролировать свои статьи расходов.

Каждому нововведению приходится столкнуться с сопротивлением. Поначалу сотрудники нервничали, привыкали. Это естественный процесс. И первое время пришлось объяснять, помогать. Но потом все отметили одно из главных достоинств системы — простоту. Достаточно выслать учетные данные, и новый сотрудник, заходя в систему, быстро в ней разбирается самостоятельно.

Преимущество в огромной экономии времени. Теперь не надо из 10 разных источников вручную собирать и сверять информацию.

Иногда в спорных ситуациях (не сделал вовремя отчет, не внес данные) некоторые сотрудники говорили: «Я? Нет, это программа что-то не так сделала». Тогда мы открывали историю и проверяли, что же не так «сделала программа». Сейчас таких ситуаций у нас уже не возникает.

Преимущество в огромной экономии времени. Теперь не надо из 10 разных источников вручную собирать и сверять информацию. С помощью ФинГрада неоднократно выявляли переплаты, при сверке данных из 1С.

В планах на будущее автоматизировать бюджетирование. Сейчас у нас многоуровневая система, но при этом для каждого объекта составляем модельный бюджет, чтобы была возможность прогнозировать финансовый результат. Это достаточно сложно и требует автоматизации.